Цели и причины перехода на новую учетную систему


Переход на новую учетную систему

Перейти или не перейти – вот в чем вопрос…

Или зачем предприятию нужна новая учетная система?

Программное обеспечение, некогда актуальное и современное, может оправдывать себя долгие годы, справляясь с существующими задачами автоматизации бизнеса. Тем не менее, рано или поздно наступает момент, когда из-за устаревания учетной системы появляются проблемы в ведении учета, да и производительность программ уже не соответствует требуемой. Решение о внедрении новой учетной системы предприятия взамен устаревшей должно быть основано не столько на мнении руководителей, имеющих иногда поверхностное представление о работе на местах, сколько на отчетах рядовых менеджеров. Справедливо оценивая динамику развития бизнес-процессов в современном мире становится очевидно, без модернизации учетной системы грамотная оптимизация процессов управления невозможна. Если все же принимается жесткое управленческое решение о модернизации или смене торгово-учетной системы на более современную, стоит определиться с глубиной интегрирования нового программного обеспечения. Будет ли речь идти о простой экспресс установке с переносом старых учетных данных и остатков с последующим сопровождением на ближайшие два-три месяца и эпизодической установкой обновлений? Или же необходимо полноценное внедрение, которое, безусловно, и стоить будет существенно дороже?

Первый вариант сводится к тому, чтобы новый пакет программ «заработал» по принципу«быстро-дешево-сердито». Критерием оценки целесообразности второго варианта внедрения является, прежде всего, объем проводимых документов на предприятии. Если документооборот составляет до 100 и более единиц ежедневно, это уже повод задуматься о полноценном внедрении. «Плюсами» в пользу внедрения можно назвать также высокую сложность учета и небольшое число сотрудников, связанных с созданием первичной документации. К примеру, в ряде случаев бухгалтерия не успевает оперативно делать ежедневные списания ТМЦ, в результате чего учет материалов оформляется раз в месяц на основании «шпаргалок», а со временем этот процесс может стать неуправляемым. Внедрение современной учетной системы на предприятии позволит делегировать оперативное создание первичных документов на менеджеров по продажам, товароведов и кладовщиков. Услуга внедрения учетной системы включает отладку процесса регламентированной работы всех производственных единиц и звеньев, участвующих в создании документации – приходной и расходной, платежной и прочей. Очевидная причина не ограничиваться исключительно установкой программы 1С, а прийти к внедрению учетной системы – наличие недоимок и воровства на предприятии, а также обычного беспорядка в остатках ТМЦ.

О целях внедрения учетной системы

Обычно требования заказчиков от внедрения сводятся к очевидным запросам:

  • чтобы все стабильно работало;
  • и чтоб никаких «тормозов, зависаний и глюков»;
  • а еще – чтобы все запускалось одной кнопкой, в «один клик», было много и очень много аналитики, и тому подобное.

Такие запросы мы слышим весьма часто. Однако истинные цели от полноценного и грамотного внедрения торгово-учетной системы предприятия находится за пределами функционала пакета программ 1С: Предприятие 8. В первую очередь, это цели финансовой экономии и повышения доходов: разумная экономия на фонде оплаты труда; сокращение производственных потерь; увеличение количества клиентов, обслуживаемых одним менеджером; снижение себестоимости продукции и услуг; повышение оборачиваемости капитала, и многое другое. Принимая решение о внедрении новой учетной системы, руководитель изначально задается вопросами увеличения прибыльности бизнеса, снижения валовых затрат и оптимизации управляемости процессов. Ответы на эти вопросы и являются предполагаемыми целями внедрения. 

Примеры:

  • исключение практики экономически невыгодных закупок с целью не допустить переполнения складских помещений (затоваривания) и пресечь хроническую переплату за владение (уменьшить складские издержки);
  • оптимизация расходов сырья и уменьшение производственных отходов;
  • контроль над качеством выпускаемой продукции (предоставляемых услуг);
  • автоматическое резервирование мощностей при получении срочного заказа; 
  • и другие достаточно сложные задачи.

Принимая решение доверить внедрение учетной системы на базе 1С: Предприятие 8 специалистам компании Бизнес Навигатор, следует сформировать ряд пожеланий и предпочтений по вопросам автоматизации не в виде «красивых» тезисов, а в меру представления идей (потребностей) руководства и профильного менеджмента предприятия. Наша команда по внедрению разработает окончательные цели, план и методы воплощения в соответствии с текущими условиями ведения бизнеса и требованиями Заказчика. Используя опыт внедрения программ 1С на других предприятиях, мы найдем наилучшую форму воплощения идей заказчика в комплексной автоматизации бизнеса. Выбор оптимального набора программного обеспечения будет основан на комплексном анализе рабочих процессов учета, действующих на предприятии. Для того чтобы выйти на минимальный порог стоимости внедрения, мы готовы предложить любой из узкоспециализированных отраслевых пакетов автоматизации. Чтобы сопоставить одно их целевых решений потребностям бизнеса, проводится предварительное обследование действующих правил учета. На начальном этапе внедрения учетной системы Заказчик сам назначает руководителя проекта – как правило, это может быть директор по подготовке производства, коммерческий или финансовый директор. Это необходимо по той причине, что рядовые сотрудники предприятия нередко «в штыки» воспринимают любую попытку контроля над их работой – руководитель со стороны Заказчика поможет избежать саботажа в процессе внедрения учетной системы. По сути, автоматизация способствует исключения наличия «незаменимых» работников, приведению работы всех сотрудников к единым целям руководства, при этом исключив возможность подтасовок, хищений и злоупотреблений.

КИС – Комплексная информационная система

Совершенствование процессов управления и создание КИС (комплексной информационной системы) или как ее еще принято называть АСУП (автоматизированная система управления предприятием) – основная цель внедрения нового программного обеспечения и систем учета. Отметим, что создание именно комплексной автоматизированной системы, позволяет получить оперативно аналитическую информацию в целом, а не набора программ, зачастую не связанных друг с другом, в которых около 95% операций выполняется вручную и дублируется. 

Создание единой системы автоматизированного управления процессами зависит от ряда факторов и состоит не только из программы, но также из серверного оборудования, пользовательских компьютеров, локальных сетей, торгового и прочего оборудования.

Немаловажными частями комплексной системы является грамотно разработанный регламент, который превращает программу в комплексную систему и определяет, как работать в ней, чтобы пользователи разных служб и подразделений работали совместно, а не каждый сам за себя.

Помимо регламента работы необходимо наличие квалифицированного персонала со стороны Заказчика, то есть такого персонала, который обучен и умеет работать в комплексной информационной системе в соответствии со своими должностными обязанностями и утвержденным регламентом.

Своевременный анализ, структуризация управленческих функций (технический консалтинг и аудит) позволит максимально упростить и уменьшить большой объем данных, вносимых пользователем, не превращая его работу в бесконечную рутину, освобождая время для выполнения прочих задач. 

Итог комплексного внедрения системы автоматизации бизнес процессов – качественная и согласованная работа всех служб предприятия, возможность оперативного получения аналитических и учетных данных, уменьшения дублируемой информации и освобождение ресурсов персонала за счет автоматизации рутиной работы.


По вопросам обращайтесь на линию поддержки по тел. 8-800-775-45-05 или оставьте заявку и специалист с вами свяжется.