Штатное расписание в 1С:ЗУП

Что такое штатное расписание

Штатное расписание — организационно-распорядительный документ, в котором фиксируется структура компании: подразделения, должности, количество штатных единиц (ставок), — и параметры оплаты труда (например, оклад, тарифная ставка, надбавки и доплаты, фиксированные ежемесячные премии). В трудовом договоре трудовую функцию указывают как работу по должности «в соответствии со штатным расписанием» — этот термин прямо используется в статье 57 ТК РФ.

При этом Трудовой кодекс РФ не содержит отдельной нормы «работодатель обязан вести штатное расписание» и не устанавливает обязательный порядок его формирования. Роструд на «Онлайнинспекция.рф» прямо указывает: трудовое законодательство не предъявляет требований к порядку формирования штатного расписания — работодатель формирует его по своему усмотрению.

То же относится и к форме: работодатель может разработать свой бланк или использовать унифицированную форму Т-3.

Почему тогда «штатка» важна для малого и среднего бизнеса — особенно если кадровый учет и ведение расчета зарплаты уже ведется в программе 1С:ЗУП? Потому что она снижает риски и упрощает работу с кадровыми документами и отчетностью.

Ситуация 1: проверка трудовой инспекции и штрафы

Инспектор редко приходит «просто поговорить». Обычно он запрашивает документы, которые подтверждают структуру организации, наименования должностей и условия оплаты. Когда штатного расписания нет или в нем бардак (одна должность в договоре, другая в учете; разные оклады без оснований), инспекция может выявить и другие нарушения норм трудового права. За такие нарушения КоАП РФ предусматривает ответственность по статье 5.27: для ИП — 1–5 тыс. руб., для организаций — 30–50 тыс. руб. (в зависимости от состава и части статьи).

Важно: наличие штатного расписания само по себе не дает иммунитет, но без него сложнее быстро доказать порядок в кадрах и оплате.

Ситуация 2: совместитель на 0,5 ставки — и вы теряете контроль ставок

Вы нанимаете сотрудника на 0,5 ставки. Если вы ведете штатное расписание в 1С:ЗУП, логично завести позицию с количеством единиц 0,5 — тогда вы контролируете занятость ставок и видите реальную картину по подразделениям. В 1С это не «про отпускные», а про управляемость: программа при ведении штатного расписания позволяет оформлять прием/перевод, выбирая должность из списка, характерного для подразделения, и анализировать штатные позиции.

Если позицию не завести, начинаются типовые сюрпризы: руководитель видит «вакансию», а фактически ставка уже занята; кадровый учет расходится с планом; в отчетах по кадрам и ФОТ сложнее находить причины отклонений.

Ситуация 3: повысили оклад «в карточке» — и не можете объяснить, почему у людей разная оплата

Вы решили поднять оклад по должности и просто поменяли цифру в позиции штатного расписания/настройках, не зафиксировав изменение документом. Новый менеджер, которого вы нанимаете через месяц, получает 50 000 рублей. Но старый сотрудник, работающий год, продолжает получать 40 000 рублей по старому приказу о приёме. Он узнаёт про разницу и обращается в суд.

ТК РФ запрещает дискриминацию в сфере труда, а также закрепляет требование равной оплаты за труд равной ценности. Суд может счесть эту ситуацию дискриминацией и обязать вас доплатить разницу за весь период.

В 1С:ЗУП правильнее фиксировать изменение документами:

• если ведете штатное расписание с историей — используйте документ «Изменение штатного расписания»;
• если меняете условия оплаты конкретным сотрудникам — применяйте «Изменение оплаты труда» или «Изменение плановых начислений» (в зависимости от ситуации и масштаба изменений).

Так вы получаете понятную историю: дата изменения, основание, кто и с какого момента работает по новым условиям.

Ситуация 4: вредные условия — забыли указать компенсации и отпуск

Если рабочее место по результатам СОУТ относится к вредным/опасным, сотруднику положены гарантии: дополнительный отпуск (минимум 7 календарных дней) и повышенная оплата (минимум +4% от тарифной ставки/оклада для нормальных условий — конкретику работодатель закрепляет в своих документах/договорах).

Если вы эти параметры не отразили и не применяете в расчете, риск очевидный: недоплата сотруднику + претензии проверяющих.

Например, у вас работает рабочий в цехе с растворителями (вредные условия). При приёме вы оформили приказ, но в штатном расписании для должности вы не указали вредные условия. Забыли. Когда приходит время отпуска, программа 1С:ЗУП рассчитывает отпускные за 28 дней (стандартный отпуск), рабочий получает отпускные за 28 дней вместо 35. Для него это недоплата на сумму примерно 16 750 рублей. Он обращается в трудовую инспекцию. Инспектор видит: вредные условия не указаны в штатном расписании, но сотрудник действительно работает во вредных условиях. Организация получает штраф 30–50 тыс. рублей. Плюс нужно доплатить сотруднику разницу в отпускных за весь период.

Как правильно? При создании должности в штатном расписании укажите: условия труда — вредные, основной отпуск 28 дней + дополнительный 7 дней за вредность, доплата за вредность (не менее 4% от оклада). Программа при расчёте отпускных возьмёт 35 дней, при расчёте зарплаты добавит доплату за вредность, и всё будет в соответствии с законом.

Итого: закон не диктует вам «единственно правильную форму» штатного расписания и не расписывает регламент его заполнения, но на практике этот документ помогает держать в порядке структуру, должности, ставки и оплату труда — особенно когда кадровый учет и расчет зарплаты у вас уже есть в 1С:ЗУП.

Как создать штатное расписание в 1С:ЗУП

Создание штатного расписания в 1С ЗУП начинается не с заполнения должностей, а с подготовки. Необходимо понимать, что программа работает на основе позиций. Позиция — это комбинация должности и подразделения с определённым окладом и условиями. Например, «Менеджер по продажам в отделе Продаж» — это одна позиция, а «Менеджер по продажам в отделе Интернет-продаж» — это уже другая позиция, даже если должность одна и та же.

Первый шаг: проверка настроек программы

Откройте программу: «Настройка» - «Кадровый учет» - «Настройка штатного расписания». Здесь есть флаг с надписью « Ведется штатное расписание». Если он не установлен, нажмите на него. Это активирует нужный функционал в программе. Без этого флага у вас не будут работать все возможности для управления должностями и расчёта оплаты.

При необходимости включите ведение истории изменений (в настройках штатного расписания это отдельный выбор).

Второй шаг: подготовка справочников

Прежде чем вносить позиции, подготовьте справочники организации — это фундамент, который необходим для корректной работы со штатным расписанием.

Откройте раздел «Настройка» и найдите «Подразделения». Здесь вы описываете структуру компании. Вам потребуется создать основные элементы справочника «Подразделения»:

• отдел Продаж
• отдел Бухгалтерии
• отдел Логистики
• отдел Управления персоналом
• отдел Информационных технологий
• и другие по необходимости.

Можно делать иерархию: главный офис содержит отделы, отделы содержат группы. Программа поддерживает сложные структуры.

Далее заполните справочник «Должности». Это перечень всех должностей в вашей компании. Для каждой должности укажите наименование (например, «Главный бухгалтер», «Водитель», «Администратор»). Программа может подсказать должности на основе классификатора ОКПДТР — это профессиональный стандарт. Используйте эту подсказку, если она подходит.

Третий шаг: создание позиций в штатном расписании

Теперь откройте раздел «Кадры» и найдите пункт «Штатное расписание». Это основной справочник для работы. Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма для заполнения новой позиции. После заполнения не забудьте нажать «Сохранить».

Подробнее в настройке позиций расскажем в следующем пункте.

Настройка штатного расписания в 1С 8.3 ЗУП

Настройка — это самая ответственная часть. От того, как вы настроите параметры позиции, зависит правильность всех последующих расчётов зарплаты. Штатное расписание в 1С 8.3 требует внимательной работы со всеми деталями.

Чтобы штатное расписание в 1С 8.3 не превращалось в «табличку для галочки», настраивайте позиции так, чтобы ими реально можно было пользоваться в кадровых документах и отчетах. Если вы включили штатное расписание, то в кадровых документах (например, «Прием на работу») система может заполнять данные по позиции автоматически.

Отдельно можно настраивать «бронирование позиций»: это режим, когда вы резервируете часть ставок под подбор персонала до оформления приема. В типовой документации 1С это описано как настройка «Использовать бронирование позиций», а количество забронированных единиц видно в отчетах по штатке (например, «Анализ штатного расписания»/«Заполненность штатного расписания»).

Главные параметры позиции штатного расписания

Графики работы и режимы

Для каждой позиции нужно указать график работы. В программе есть стандартные графики: пятидневный, шестидневный, график с ненормированным рабочим днём. Если вам нужен специальный график (например, сменная работа), вы можете создать его на основе производственного календаря.

Почему это важно? Потому что график влияет на расчёт часов работы. Если у вас работник работает по графику 2/2 (два дня работы, два дня выходных), то его оклад распределяется на фактические рабочие часы в месяце, а не на стандартные 160 часов. Если график выбран неправильно, расчёт зарплаты будет неправильным.

Условия труда — это не просто галочка

В разделе условия труда вы указываете: работает ли человек в нормальных условиях или в условиях повышенного риска. Если работник выполняет работу во вредных или опасных условиях (например, работает с химикатами, в горячем цехе, под землей), это должно быть отражено в штатном расписании.

Почему это критично? Потому что от этого зависят размер доплаты за вредность (не менее 4% от оклада по закону, организация может установить больший размер), количество дополнительных дней отпуска и права на льготное пенсионное обеспечение. Если вы не отметите вредные условия, расчёты будут неполные, а при проверке инспекции труда будет отмечено нарушение.

Отпуска и льготы по позиции

Каждая позиция может иметь свой набор отпусков. Стандартный ежегодный оплачиваемый отпуск в России — 28 дней. Но если работник трудится во вредных условиях или это тяжёлая работа, ему может быть предоставлен дополнительный отпуск. Это всё указывается в штатном расписании.

Программа автоматически учитывает эти дни при расчёте отпускных и при составлении графика отпусков. Если вы упустите этот момент и не отметите доп. отпуск, то при выплате отпускных сумма будет неправильной.

Трудовые функции — связь с профессиональными стандартами

Трудовая функция — это конкретная работа, которую должен выполнять сотрудник на данной должности. Например, для должности «Главный бухгалтер» трудовая функция может быть «Организация и ведение бухгалтерского учёта».

Если вы указываете трудовую функцию, программа может контролировать соответствие. Например, при приёме сотрудника система проверит: есть ли у него нужная квалификация для этой трудовой функции? Это помогает избежать ошибок при найме.

Где найти штатное расписание в 1С 8.3

Штатное расписание в 1С 8.3 всегда находится в одном месте. Откройте программу. Слева в меню вы видите основные разделы. Найдите раздел «Кадры» — это главный раздел для работы с персоналом. В нём расположены все справочники и документы по управлению людьми.

В разделе «Кадры» в самом начале (обычно в верхней части) вы найдёте пункт «Штатное расписание». Это самый используемый справочник в кадровом учёте. Если вы что-то не нашли, воспользуйтесь поиском: нажмите Ctrl+F и напишите «Штатное расписание». Программа сразу перейдёт к нужному месту.

Если этого пункта вообще нет в меню, значит либо не включена опция «Ведётся штатное расписание» (вернитесь в настройки), либо вам не хватает прав доступа. Обратитесь к администратору программы.

Как заполнить штатное расписание в 1С

Заполнение — это процесс, требующий внимания. Ошибка здесь потом отзовётся ошибкой в расчётах. Каждая позиция в штатном расписании в 1С 8.3 должна быть заполнена скрупулёзно.

Пошаговый процесс заполнения позиции

Заполнение позиции происходит в следующей последовательности:

1. Откройте форму создания позиции, нажав кнопку «Создать» в справочнике штатного расписания
2. Выберите подразделение из справочника (это обязательное поле)
3. Выберите должность (если нужной должности нет, создайте её из формы)
4. Укажите количество штатных единиц (целое число: 1, 2, 3 или дробное: 0,5, 1,5)
5. Введите размер оклада (тарифной ставки) в рублях (базовую сумму)
6. Выберите график работы из справочника
7. Укажите условия труда (нормальные, вредные или опасные)
8. Укажите основной отпуск (обычно 28 дней) и дополнительный (если положен)
9. Добавьте надбавки и доплаты (если позиция их предусматривает)
10. Установите флаг «Утверждена» и укажите дату утверждения
11. Сохраните позицию

Основные реквизиты: не пропустите ничего

При создании позиции вы видите форму с несколькими блоками полей. Начните с выбора подразделения — это обязательно. Выберите из справочника.

Затем выберите должность. Если нужной должности нет в справочнике, создайте её прямо из этой формы или предварительно в справочнике должностей.

Укажите количество штатных единиц. Если это одна полная ставка — пишите 1. Если две ставки на одной должности (например, в смену работают два человека) — пишите 2. Дробные ставки: 0,5 (половинная), 1,5, 0,25 и так далее.

Дополнительные параметры, которые часто забывают

После основных полей переходите к дополнительным параметрам. Здесь заполняются график работы (обязательно выберите из справочника или создайте), условия труда (если работа не во вредных условиях, оставьте стандартное значение), отпуска (укажите основной отпуск обычно 28 дней и дополнительный если положен), надбавки и доплаты (если позиция предусматривает устойчивые доплаты).

Утверждение позиции — финальный шаг

После заполнения всех полей обратите внимание на флаг «Утверждена». Это означает, что позиция официально вступила в силу. Если флаг не установлен, позиция не будет использоваться для расчётов. В программе неутверждённые позиции отображаются с особой пометкой (обычно жирным шрифтом), чтобы вы не забыли их утвердить.

Укажите дату утверждения. Обычно это дата, с которой позиция становится активной. Если вы создаёте штатное расписание, которое уже действует, дату можно поставить задним числом.

Как изменить штатное расписание в 1С

Изменения в штатном расписании — обычная ситуация: компания растёт, появляются новые должности, меняются оклады, закрываются позиции. В «1С:ЗУП» сначала важно понять, как у вас настроено ведение штатного расписания — без истории или с историей. От этого зависит, где и как корректно вносить изменения.

С чего начать внесение изменений в штатное расписание: проверить настройки.

Откройте раздел «Настройка» → «Кадровый учет» и нажмите ссылку «Настройка штатного расписания».

В этом окне задаются ключевые параметры: используется ли штатное расписание и ведётся ли история изменений.

Почему это важно: рассмотрим на примере типичной ошибки.

Главный бухгалтер повышает оклад для должности «Бухгалтер-расчётчик» с 40 000 до 50 000 рублей прямо в позиции штатного расписания и ждёт, что всем сотрудникам автоматически поднимется зарплата. На практике так может не случиться: изменение позиции штатки не равно массовому изменению оплаты действующим сотрудникам. Для сотрудников оплата обычно меняется отдельными документами.

Штатное расписание без сохранения истории изменений

Это режим «редактируем справочник»: вы правите позиции напрямую, без документов утверждения/изменения штатного расписания.

Где менять:

• Откройте справочник позиций: раздел «Кадры» → «Штатное расписание».
• Чтобы добавить новую позицию, нажмите «Создать» и заполните параметры;
• Чтобы изменить позицию, откройте нужную позицию и нажмите «Изменить» (оклад, количество ставок и т.п.). Далее обязательно «Записать».

Что важно помнить:

• Правка позиции в штатном расписании чаще влияет на будущие кадровые действия (когда вы будете выбирать позицию в приёме/переводе).
• Если нужно повысить оплату действующим сотрудникам, используйте документы изменения оплаты/плановых начислений (см. ниже).

Система автоматически проверяет соответствие между приёмами сотрудников и позициями в штатке. Например, если вы приняли человека на должность, которая не описана в штатном расписании, система это заметит.

Выбирайте этот способ, если:

• у вас малое предприятие (до 15 человек)
• штатное расписание редко меняется
• вы не требуете полной истории для налоговых проверок
• вам нужна скорость и простота работы

Штатное расписание с сохранением истории изменений

Этот способ — выбор профессионалов и крупных компаний. Здесь каждое изменение документируется.

1. Первичное утверждение

   Обычно используют документ «Утверждение штатного расписания», который содержит первоначальное описание структуры. Вы создаёте его один раз, когда вводите штатное расписание в программу. Он содержит полный перечень всех позиций с датой утверждения.

2. Любые изменения вносите отдельным документом

   Для корректировок используют документ «Изменение штатного расписания»: добавили должность, изменили оклад, поменяли количество ставок, закрыли позицию — всё это оформляете соответствующим документом и указываете дату, с которой изменение действует.

Если нужно поднять оплату действующим сотрудникам (а не только для новой позиции)

Документы находятся здесь: раздел «Зарплата» → «Изменение оплаты сотрудников» → «Создать» →

• «Изменение оплаты труда»
• или «Изменение плановых начислений».

С этим способом вы получаете полную прозрачность. В любой момент вы можете нажать на дату в прошлом и увидеть, какое было штатное расписание на 1 июля или 15 декабря. Это спасает при разборках с работниками: «Нет, на ту дату в этой должности был другой оклад», — и вы документально это доказываете.

При проверке налоговой инспекции или трудовой инспекции вы также можете предъявить все документы об утверждении и изменениях. Это подтверждает, что вы ведение учёта правильно.

Отчеты 1С по штатному расписанию

Ниже — список отчетов и актуальные пути меню.

1. Штатное расписание (Т-3) — печатная форма по унифицированному шаблону Т-3.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание (Т-3).
   Применение: используйте, когда нужно распечатать штатное расписание в привычном «бумажном» виде (для внутреннего документооборота, согласования с руководителем, приложений к приказам).

   

2. Штатное расписание на подпись — печатная форма для согласования/утверждения на бумаге.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Штатное расписание на подпись.
   Применение: подходит, когда вы утверждаете штатку приказом и вам нужен лист для подписей/визирования (например, директор + бухгалтерия + кадровая служба).

   

3. Штатная расстановка — показывает позиции штатного расписания и сотрудников, которые их занимают.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Штатная расстановка.
   Применение: открывайте, когда нужно быстро понять «кто где сидит»: какой сотрудник занимает какую позицию в конкретном подразделении на выбранную дату.

   
   

4. Заполненность штатного расписания — показывает, сколько ставок занято/свободно, с учетом временно освобожденных ставок.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Заполненность штатного расписания.
   Применение: используйте для контроля вакансий и планирования подбора — видно, где есть свободные единицы и где ставка занята временно (например, на период отсутствия сотрудника).

   

5. Соблюдение штатного расписания — контроль «план по ставкам» vs «факт занято», в разрезе позиций/подразделений.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Соблюдение штатного расписания.
   Применение: помогает находить отклонения от утвержденной штатки — когда фактические кадровые документы «не бьются» с планом по позициям/ставкам.

   

6. Анализ штатного расписания — аналитический отчет по позициям штатного расписания (используют для разборов укомплектованности и планирования).
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Анализ штатного расписания.
   Применение: полезен руководителю и бухгалтерии, когда нужно оценить структуру и укомплектованность: где не хватает людей, где избыток, как распределены позиции по подразделениям.

   
   

7. Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию — табличный отчет по позициям: оклады/надбавки и показатели фонда оплаты труда.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатное расписание → Оклады, надбавки и ФОТ по штатному расписанию.
   Применение: используйте для бюджетирования и контроля ФОТ — удобно сверять «план по штатке» с управленческими ожиданиями по расходам на персонал.

   

8. Штатные сотрудники — смежный отчет (не «про штатку», а «про людей»): список работающих сотрудников на выбранную дату.
   Путь: Кадры → Кадровые отчеты → Штатные сотрудники.
   Применение: открывайте, когда нужен быстрый список текущих сотрудников (например, для сверки кадров, подготовки внутренних реестров или выгрузки в Excel).

   
   

Итоги

Штатное расписание в 1С ЗУП — это база всего кадрового и зарплатного учёта. Если вы неправильно заполните его, ошибки будут в каждом расчёте зарплаты, в отчётности в фонды, в налоговой отчётности.

Главный бухгалтер или кадровик, который правильно настроит штатное расписание в 1С 8.3, экономит часы времени каждый месяц. Автоматизируется расчёт, исчезают ошибки, уменьшается риск штрафов при проверке.

Выбор между способами ведения (с историей или без) — это выбор между простотой и надёжностью. Малые компании часто выбирают простоту, крупные — надёжность. Но помните: если в будущем вам понадобится переехать на способ с историей, это будет сложнее.

Используйте отчёты для контроля. Не просто вводите данные и забываете. Ежемесячно проверяйте отчёт «Соблюдение штатного расписания» — это покажет вакансии и несоответствия. Смотрите на фонд оплаты труда — это помогает контролировать расходы.

И главное: штатное расписание — это не задача, выполняемая один раз в год. Это живой документ. Компания меняется, должности появляются и исчезают, оклады растут. Штатное расписание растёт и меняется вместе с компанией. Если вы будете его правильно вести, это станет вашим лучшим помощником в управлении персоналом и расчёте зарплаты.