Внедрение 1С для B2B-компаний

Вы работаете с оптовыми клиентами, партнёрами, поставщиками. И каждый день сталкиваетесь с одним и тем же:

• информация разбросана по таблицам Excel и заметкам в смартфонах, или вообще не «выгружена» и находится в головах менеджеров (что означает вашу полную зависимость от одного или нескольких сотрудников);
• заказы обрабатываются медленно, часть клиентов из-за этого отказываются от сотрудничества;
• на складе лежит товар, который никто не покупает;
• менеджеры тонут в рутине вместо того, чтобы развивать продажи;
• вы не видите реальное положение дел в своём бизнесе, до момента, когда проблема становится кризисом.

Почему внедрение 1С для B2B требует особого подхода

B2C-компании продают товары или услуги конечным потребителям. Их клиенты — люди, которые хотят купить что-то прямо сейчас. Они приходят в торговую точку или нажимают кнопку в интернет-магазине, платят, получают товар. Всё просто и быстро.

B2B-компании — это бизнес, продающий бизнесу. Ваш клиент — это юридическое лицо, которое принимает решение о закупке коллегиально, анализирует, сравнивает. Средний цикл B2B-сделки составляет 6–18 месяцев. За это время важно построить доверие, понять реальные потребности клиента, учесть сотни мелких условий договора.

В B2B-секторе часто нужна нестандартная интеграция с 1С. Распространенные отличия B2B-компании:

• Многоуровневая система скидок. В B2B скидка зависит от множества параметров: объём покупки, срок оплаты, индивидуальные условия договора, регион, тип клиента. Одному клиенту вы даёте 10% на все товары, другому — 5% на одни товары и 15% на другие, третьему — скидку по мере роста оборота. 1С справляется с этим, требуя только верной и внимательной настройки.
• Открытое API для партнёров. B2B-компании часто должны предоставить своим клиентам прямой доступ к данным: актуальные цены, остатки товара, историю заказов. Это означает, что система 1С должна общаться с системами ваших партнёров через открытые интерфейсы (API). Например, если клиент использует свою ERP-систему, и она должна автоматически получать актуальные данные из вашей 1С.
• Электронный документооборот (ЭДО). В B2B процесс оформления заказа не заканчивается кнопкой «купить». После этого нужно выписать счёт, акт сверки, счёт-фактуру, накладную. Все эти документы должны создаваться автоматически, подписываться электронной подписью и отправляться клиенту онлайн за пару минут. Если этого нет, менеджер будет составлять документы вручную, что отнимает много времени, влечёт ошибки и затраты.
• Разграничение прав доступа к данным. В единой базе 1С работают люди с разными ролями: менеджер по закупкам, финансист, руководитель, аналитик. Каждый должен видеть ровно то, что ему нужно для работы, и ничего больше. Не потому, что вы им не доверяете, а потому, что так происходит меньше ошибок и работа движется быстрее.

  Один сотрудник видит каталог товаров, второй — остатки на складах, третий — историю платежей клиента, и всё это разные данные из одной системы. Менеджер по закупкам не должен видеть себестоимость и маржинальность производимой продукции (это коммерческая тайна). Кладовщик не должен редактировать цены. Помощник может просматривать товары, но не может создавать заказы — это делает только менеджер после проверки бухгалтером платёжного лимита клиента.

  Без разграничения прав, например, два сотрудника могут работать с одними и теми же документами, в результате чего они часто запутываются, создают дубли, теряют данные. Система 1С позволяет назначить каждому свой профиль доступа: например, «Менеджер по продажам», «Кладовщик», «Бухгалтер» — и система автоматически определяет, что может видеть и делать каждый. Возможно и более детальное разграничение: «видит товары только своего склада», «может работать только с клиентами своего региона», «видит цены, но не может их менять».

  Для B2B-компаний разграничение прав очень важно. Если у вас есть франшиза, филиальная сеть или разветвлённая сеть складов — каждый работает в одной базе, но видит только свои данные. Филиал в Москве видит московские товары и московских клиентов. Филиал в Самаре видит только самарские. Начальник филиала видит отчёты по своему филиалу. Главный офис видит всё. При этом все работают в одной системе, и данные синхронизируются автоматически.

• Управление взаимодействием с клиентом через интеграцию процессов. В B2B взаимодействие часто ведет не один человек, а целая цепочка людей. Например:
  1. 1. Менеджер по закупкам в компании-клиента ищет товар в вашем каталоге, создаёт заявку, добавляет товары в корзину.
  2. 2. Руководитель отдела клиента проверяет заявку, согласовывает её (или отправляет на доработку).
  3. 3. Бухгалтер клиента проверяет платёжный лимит компании. Если сумма в порядке, даёт добро. Если нет, то блокирует заказ до внесения авансового платежа.
  4. 4. Помощник оформляет окончательный заказ и отправляет его вам.

  Вот что происходит без автоматизации: заявка создана в Excel, её отправляют по email руководителю. Руководитель одобряет и отправляет бухгалтеру. Бухгалтер открывает письмо, проверяет сумму в своей учётной системе, пишет ответ. Помощник получает ответ, переписывает заказ в вашу форму или отправляет вам PDF-файл. Вы получаете PDF, помощник вашей компании вводит данные в 1С. Всё это занимает день или два, потому что на каждом этапе приходится ждать ручной обработки.

  Если интегрировать все источники данных с 1С — портал клиента, его внутренние системы, ваши системы управления складом и логистикой — заказ делается за минуты:

  1. Клиент оформляет заказ в его личном кабинете. Система видит его лимит платежа из 1С вашей компании, показывает реальные остатки товара, автоматически применяет его скидку.
  2. Заказ попадает в вашу 1С за несколько секунд (не вводится вручную).
  3. Система автоматически зарезервировала товар на складе, отправила ордер в WMS (систему управления складом).
  4. Со склада пришёл сигнал, что товар собран — система автоматически создала накладную и счёт-фактуру, отправила их клиенту в его личный кабинет.
  5. Клиент видит, что заказ собран, что доставляется, когда приедет.

  Всё это работает благодаря интеграции: ваша 1С обменивается данными с B2B-порталом, складом, системой логистики, системой клиента. Они синхронизируются автоматически, без человека. Это снижает время обработки заявок на 90% — с нескольких часов до 10–15 минут.

Что даёт 1С для B2B-компании

• Единая информационная база вместо разрозненных таблиц и конфликтующих данных. Контрагенты, договоры, прайсы, заказы, отгрузки, оплаты — всё в одном месте. Вместо десяти разных таблиц, которые никогда не совпадают, у вас есть одна правда о вашем бизнесе: реальные остатки на складе, реальные задолженности клиентов, реальные сроки доставки. Вы видите полную историю каждого клиента, его покупки, его потребности. И главное — вы можете ответить на вопросы, которые действительно влияют на прибыль: сколько денег клиент должен, какой товар лежит мёртвым грузом на складе, где происходят задержки в обработке заказов, будет ли прибыль в этом месяце. Вы принимаете решения на основе данных, а не на предчувствии, и останавливаете убытки, пока они ещё малы.
• Автоматизация рутины. Документы формируются без ошибок. Заказ обрабатывается за минуты, а не часы. Система автоматически проверяет наличие товара на складе, рассчитывает скидки, формирует счета и документы отгрузки. Менеджер уже не ищет информацию в письмах, не считает вручную скидки, не согласовывает с бухгалтерией, есть ли товар на складе. Система берёт на себя то, что было помехой.

  Менеджер может обслужить в два раза больше клиентов, потому что занимается тем, что имеет смысл: развитием отношений и поиском новых возможностей.

• Синхронизация вместо конфликтов. Продажи видят то же самое, что склад. Бухгалтерия видит то же самое, что логистика. Когда один менеджер обещает клиенту сроки доставки, система знает, когда товар приедёт на склад. Нет никакой путаницы. Нет задержек из-за несогласованности между подразделениями.
• Сервис уровня, на который способна только автоматизация. Клиент оформляет заказ — система тут же подтверждает наличие товара и сроки доставки. Партнёр видит статус своего заказа в личном кабинете. Счет пришёл правильный с первой попытки. Доставка пришла вовремя.

  Ваши клиенты выбирают среди всех конкурентов именно вас не потому, что вы дешевле, а потому, что с вами удобнее работать. А это стоит дороже, чем скидка.

Как мы внедряем 1С

1. Диагностика (аудит, предпроектное обследование). Команда экспертов вникает в ваш бизнес, проводит аудит бизнес-процессов, в том числе выявляет точки роста: где теряются деньги, срываются сроки, ошибаются люди. Собирает требования: какие цели и задачи стоят перед заказчиком и перед каждым функциональным центром, задействованным в автоматизации, какова стратегия развития компании. На основе этого составляем дорожную карту — что нужно менять и в каком порядке.
2. Выбор решения. 1С не универсальна. Поставщик нуждается в одном, логистическая компания — в другом, дистрибьютор — в третьем программном продукте. Мы выбираем конфигурацию по многим параметрам, и это требует сложной аналитической работы экспертов, которая во многом основывается на результатах предпроектного обследования (этап 1). Часто для b2b-компаний выгодно выбрать коробочные решения 1С — это позволяет выполнить внедрение в кратчайшие сроки, с минимальным бюджетом, обеспечивает простоту поддержки системы долгие годы. Да, иногда для этого нужно немного скорректировать бизнес-процессы, но это происходит с учётом современных стандартов оптимизации. Мы имеем большую экспертизу по оптимизации бизнес-процессов и внедрению бережливого производства. Если же есть уникальные особенности, которые критичны для вашего бизнеса, не нужно ограничиваться коробочным решением — мы можем выполнить любые доработки 1С для достижения ваших целей.
3. Настройка и перенос данных. Мы настраиваем систему под ваши процессы. С гарантией сохранности и достоверности определенной заказчиком информации мы переносим все базы из прежних источников в 1С, заполняем справочники, проверяем корректность данных.
4. Обучение и запуск. Мы учим вашу команду работе в новой системе, предоставляем инструкции и регламенты. После тестирования и отладки, система запускается и начинает работать.
5. Сопровождение. Внедрение не заканчивается в день запуска. Со временем у вас появляются новые потребности: интеграция с поставщиками, добавление новых типов документов, связь с другими системами. Мы остаёмся вашим партнёром, который помогает 1С развиваться вместе с вашим бизнесом.

Начните с предварительного аудита! Оставьте заявку на нашем сайте и получите бесплатный экспресс-аудит, дорожную карту и регламент внедрения 1С для вашей B2B-компании.

С 2011 года мы внедряем 1С для B2B-компаний, т.е. компаний, для которых потребителями услуг и продуктов являются юридические лица.

По основным отраслям — это:

• поставщики, которые производят, добывают, выращивают различные виды продукции, нужной бизнесу;
• логистические компании;
• дистрибьюторы, посредники, продавцы;
• консультанты, эксперты;
• IT-компании;
• компании по оказанию бытовых услуг для юридических лиц;
• финансовые компании и учреждения: банки, страховые компании, лизингодатели и другие фирмы, которые предоставляют финансовые услуги корпоративным клиентам;
• и в других B2B-сферах.

Выполняем поэтапную оплату и закрытие работ. Гарантия по договору.