Интеграция документооборота с 1С: комплексный подход к автоматизации

Из этой статьи вы сможете лучше понять основные принципы и подходы, принятые в ООО «Бизнес Навигатор» для проектов по комплексному внедрению системы Управленческий учет + Регламентированный учет +Документооборот. А также мы поделимся с вами типичными возражениями и сомнениями, которые волнуют потенциальных заказчиков перед началом проекта по такому комплексному внедрению.

Итак, пример реального обсуждения будущего проекта.

Потенциальный заказчик – интересная судоходная транспортная компания после реструктуризации. Недавно в холдинг объединились 5 юридических лиц. Excel-ем для управленческого учета здесь не обойтись – слишком много источников информации. А еще в бухучете компаний есть разница, начиная с учетных политик: нужна срочная унификация и автоматизация.

Холдинг использует в работе только программы 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом в отдельных компаниях, в каждой из них данные «живут» изолированно и никуда не отправляются, они не синхронизированы между собой и не позволяют оперативно формировать управленческую отчетность…

Собственник хочет автоматизировать «всё и сразу», еще и «вчера», но опасается: «А вдруг «не взлетит»?», т.к. уже был негативный опыт работы с другими подрядчиками.

Бизнес-процессы, которые хочет автоматизировать в 1С заказчик, и комментарии экспертов «Бизнес Навигатора»

1. Управленческий учет и бюджетирование

• Нужна система для формирования планов, ввода бюджетных показателей и контроля исполнения (план-факт анализ).
• Требуется детализация по ЦФО, компаниям холдинга и статьям бюджета.
• Нужно учесть особенность: учет сезонности (навигационный период с апреля по ноябрь), специфические показатели (рейсооборот и другие).

• Все это выполнимо. Предлагаем внедрить 1С:Управление холдингом или 1С:ERP, с кастомизацией.
• Акцент на методологию: сначала нужно описать правила управленческого учета и бюджетирования (с нашей помощью), затем настраивать ПО.
• Как пример для будущей методологии, советуем исключить «мусорные» (неконтролируемые) статьи (типа «Прочие расходы») через строгий справочник статей.

2. Консолидация данных по холдингу

• Необходимо объединить учет 3-5 юрлиц под управлением головной компании.
• Сейчас данные разрознены, нет единых стандартов (например, разные учетные политики).

• Предлагаем единую платформу (1С) с общими справочниками (контрагенты, номенклатура, структура и т.д.). 
• Для исключения дублей настроим правила консолидации отчетности (для исключения внутригрупповых оборотов).

3. Документооборот и интеграция с учетными системами

• Документооборот (1С:ДО) работает, но данные не попадают в бухгалтерию и управленческий учет.
• Нет автоматического контроля лимитов (например, сверхбюджетных платежей).

• Можем выполнить интеграцию 1С:Документооборот с иными системами 1С через API.
• Выполним настройку регламентов:
1. Автоматическая проверка платежей на соответствие бюджету.
2. Загрузка и хранение первичных документов (акты, договоры) в учетные системы.

4. Казначейство и ДДС (движение денежных средств)

Заказчик:

• Хочет видеть cash flow в реальном времени с привязкой к бюджету.
• Сейчас нет оперативного контроля (например, платежи «вылетают» за лимиты).
«Бизнес Навигатор»

• Предлагаем пилотный запуск модуля «Казначейство» в 1С. Будет доступно:
  1. Согласование платежей через workflow.
  2. Автоматические уведомления о превышении лимитов.
  3. План-фактный анализ ДДС.

5. Отчетность для собственника

Заказчик:

• Нужны единые отчеты по холдингу (управленческие + бухгалтерские).
• Собственник требует данные «еще вчера», но сейчас отчеты готовятся вручную, т.е.медленно.
«Бизнес Навигатор»:

• Настроим консолидированную отчетность. Примеры доступных отчетов:
1. Управленческий баланс (исключая внутригрупповые обороты).
2. Рентабельность по рейсам/судам.
3. Анализ отклонений от бюджета, и многие другие. Учтем ваши потребности и бизнес-цели для формирования нужных отчетов.



Типичные сомнения заказчика перед автоматизацией Документооборота и Учета

Сомнение заказчика	Ответ исполнителя (ООО «Бизнес Навигатор»)
«Боимся долгого внедрения»	Начнем с пилотов (Казначейство, Документооборот) — вы получите первые результаты уже через 2-3 месяца.
«Только не ERP! Она слишком сложна для бухгалтерии»	Предлагаем гибрид: 1С для бухгалтерии + модули управленческого учета.
«Сотрудники не примут систему»	Внедрим KPI за качество данных + обучение.
«Мы уникальные! Нет готовых решений под нашу специфику»	Кастомизируем 1С с учетом всех особенностей. Умеем, знаем, практикуем.




Итог

Опираясь на свой опыт 500+ успешных проектов, лучшие практики и весь опыт компании 1С, а также на профильный, управленческий и бизнес-опыт нашей команды, «Бизнес Навигатор» фокусируется на:

1. Поэтапном внедрении (сначала критичные процессы — Казначейство, Документооборот).
2. Приоритете методологии над технической частью.
3. Интеграции всех систем (в данном случае это 1С:Бухгалтерия → 1С:Управление холдингом или 1С:ERP → 1С:ДО).
4. Гибкости под изменения требований собственника.

В результате наши заказчики получают комплексную автоматизацию бизнес-процессов компании без потерь времени, денег и нервов, с гарантированным результатом. На наши работы мы предоставляем гарантию 12 мес.


Ключевой принцип: «Автоматизируем не хаос, а продуманные процессы».
Оптимизировать бизнес-процессы и продумать методологию также можем помочь.
Курируем результат (в т.ч. можем «подпинывать» команду на стороне заказчика до достижения 100% результата).