ООО «Бизнес Навигатор» имеет статус «Центр компетенций по документообороту» — мы поможем вам перейти на электронный обмен юридически значимыми документами максимально эффективно и быстро. Оставьте заявку!
Система 1С:Документооборот предназначена для компаний, которые работают с большим потоком внутренних документов: договорами, актами, приказами, служебными записками, должностными инструкциями. Сюда входят малые и средние предприятия, крупные корпорации, государственные учреждения, холдинги.
Обратите внимание: «1С:Документооборот» позволяет обмениваться документами внутри и между организациями, но значительно более широкие возможности для внешнего документооборота с контрагентами предоставляет сервис «1С-ЭДО», а для кадрового документооборота – «1С:Кабинет сотрудника».
1С:Документооборот решает три основные проблемы:
- документы теряются или долго ищутся;
- согласование документов растягивается на недели;
- нет видимости: кто работает с документом, в каком он статусе, что нужно сделать.
Мы предлагаем несколько версий системы — от 1С:Документооборот ПРОФ для небольших компаний до 1С:Документооборот холдинга для организаций с филиалами и сложной структурой.
Есть специальные акции и выгодные пакеты услуг для внедрения 1С:Документооборот на предприятие по выгодной стоимости.
Основные возможности 1С:Документооборот
Договоры не теряются и не зависают
В обычной работе договор может зависнуть в чьём-то ящике с письмами, затеряться в папках на диске или отправиться непонятно кому. 1С:Документооборот хранит все договоры в одном месте. Каждый договор имеет карточку с историей всех изменений.
В карточке видна вся переписка по документу, все версии файлов, кто и когда внёс поправки. Система автоматически отслеживает статус: согласуется договор, утверждается, подписан, действует или расторгнут.
Руководитель может открыть систему и увидеть: какие договоры ждут согласования, какие просрочены, какие близки к закрытию. Всё это — на единой панели управления.
Входящие скан-копии становятся электронными документами
Партнёры и клиенты отправляют бумажные документы или PDF-сканы. Вместо того, чтобы сотрудник вручную раскладывал их по папкам на диске, система сама превращает сканы в электронные документы.
1С:Документооборот поддерживает потоковое сканирование — когда вы прогоняете несколько документов через сканер, система сама их распознаёт и раскладывает. Если на каждом документе есть штрихкод, система автоматически определяет, куда его положить.
Распознавание текста (OCR) позволяет находить документы по содержимому. Нужен договор с компанией «Альфа»? Достаточно поиска по названию фирмы — система найдёт все документы с этим названием, даже если они просканированы, а не набраны в компьютере.
Поручение от руководителя нельзя «не заметить»
Руководитель ставит поручение на сотрудника. В системе создаётся задача. Сотрудник получает уведомление в программе и на почту. Если он забывает выполнить задачу, система напомнит снова.
Если задача просрочена, система автоматически поднимает её на уровень выше — начальнику отдела придёт уведомление, что подчинённый не выполнил поручение вовремя. Это исключает ситуации, когда «поручение потерялось в переписке».
Система позволяет ставить поручения с чётким сроком, указывать исполнителя, следить за ходом выполнения. Начальник видит, кто что делает, кто тянет время, кто работает быстро.
Все документы по сделке — в одном месте
Когда заключаете договор с компанией, то работаете не с одним документом, а с пачкой: основной договор, приложения, акты, счета, справки. Эти документы разбросаны по письмам, сообщениям, папкам. Поиск требуемого документа занимает время.
1С:Документооборот позволяет собрать все документы одной сделки в одно место. Если основной договор связать с дополнительным соглашением, актом, счётом и проектом, то при открытии договора вы сразу увидите все связанные документы.
Система отслеживает связи: это дополнительное соглашение зависит от того основного договора, этот акт подписан по тому доп. соглашению, счёт выставлен по тому акту. Если в организации работают сотни сотрудников, все видят одну картину — весь пакет документов по сделке, согласно своим правам доступа.
Работа с документами из любой точки
Сотрудник в офисе, в командировке, дома — везде может открыть систему через веб-браузер и работать с документами как в программе на компьютере. Нет привязки к конкретному рабочему месту.
В версии 1С:Документооборот холдинга 3.0 доступен встроенный мобильный клиент, который позволяет работать на смартфонах и планшетах с полным функционалом. Сотрудник может согласовать договор, поставить подпись или создать задачу прямо из телефона.
Для версии КОРП предусмотрено мобильное приложение с ограниченным функционалом. Оно может работать автономно (без постоянного подключения), но требует регулярной синхронизации с сервером.
Если интернета нет или сотрудник предпочитает работать локально, система работает и в локальной сети внутри офиса.
Юридически значимый ЭДО с контрагентами
Электронный документооборот на основе 1С:Документооборот позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами через сервисы ЭДО, в том числе 1С‑ЭДО. Документы создаются и согласуются в системе, подписываются электронной подписью и передаются оператору ЭДО прямо из интерфейса решений на платформе 1С:Предприятие.
Система поддерживает использование облачной электронной подписи по технологии КриптоПро DSS, что позволяет подписывать документы без установки криптографии на рабочие места и без использования локальных носителей ключей. Подробности работы облачной подписи и хранения ключей определяются настройками сервера DSS и описаны в документации КриптоПро и 1С.
Через сервис 1С‑ЭДО можно настроить обмен с контрагентами, которые работают с другими операторами ЭДО, с использованием механизма роуминга между операторами. При этом юридически значимый статус электронных документов обеспечивается применением усиленной квалифицированной электронной подписи и использованием аккредитованных операторов электронного документооборота в соответствии с законодательством РФ.
Дополнительные возможности работы с документами
Маршрутизация документов
— это путь, по которому проходит документ. Например, приказ сначала согласуется с отделом кадров, потом с финансовым отделом, потом подписывается генеральным директором. Система сама отправляет документ от одного согласующего к другому, создаёт задачи, напоминает о сроках.
В версии КОРП маршруты могут быть ветвящимися: если в приказе указана сумма больше миллиона рублей, его согласует финансовый директор, если меньше — начальник отдела. Система сама выбирает, кому отправить документ. Также настраиваются эскалации — если согласующий не ответил вовремя, задача автоматически переходит к начальству.
Согласование документов
— это процесс, когда несколько человек смотрят документ и дают своё мнение. В системе можно настроить режим замечаний: согласующие не только подтверждают согласие, но и оставляют замечания в файле. Система собирает все замечания в один протокол разногласий, автор документа видит, что нужно переделать.
Контроль версий согласованных файлов (в версии КОРП и выше) показывает, какая версия файла была согласована, какая версия была утверждена. Если после согласования документ переправили, система это заметит и предупредит.
Номенклатура дел
— это справочник, где указано, какие документы как долго хранить. Договоры хранятся 5 лет, приказы — 10 лет, служебные записки — 1 год. Система автоматически отмечает, какие документы отправить в архив, какие можно уничтожить.
Управление электронными файлами
Файлы в системе хранятся в папках, которые вы создаёте. Для каждого документа видна история всех изменений файла: кто когда сохранил новую версию, что изменилось.
Когда два сотрудника одновременно работают с файлом, система блокирует его для второго, чтобы не было конфликта. Первый сохранит изменения, второй увидит, что файл занят, откроет новую версию и продолжит работу.
В системе есть встроенные редакторы для текстовых файлов и HTML-файлов. Для остальных форматов (Word, Excel, PDF) система показывает предпросмотр прямо в карточке документа.
Файлы можно шифровать и подписывать электронной подписью прямо в системе. Если документ содержит конфиденциальную информацию, его шифруют, и открыть его сможет только нужный сотрудник.
Дела и архивирование
Дело — это папка в архиве, где хранятся документы по одной теме, проекту или партнёру. Например, дело по договору с компанией «Альфа» содержит сам договор, акты, счета и переписку.
Система автоматически формирует дела на основе номенклатуры дел. Когда договор закончился, он попадает в дело и уходит на архивное хранение. Система отмечает дату, сроки хранения, имя сотрудника, который отправил документ в архив.
1С:Документооборот интегрируется с системой 1С:Архив, где документы хранятся долгие годы. Если понадобится старый документ, его можно найти и вернуть из архива в систему управления.
Поиск и аналитика
Система предоставляет полнотекстовый поиск по содержимому документов и файлов. Нужны все договоры с компанией «Бета»? Введите поиск, система найдёт все документы, в которых упоминается «Бета», даже если это скан-копия.
Реестры — это таблицы со всеми договорами, приказами, служебными записками. Реестр можно отсортировать по дате, статусу, исполнителю. Быстрые фильтры позволяют увидеть только договоры, которые ждут согласования или просрочены.
Отчёты показывают статистику: сколько документов согласовано за месяц, средний срок согласования, кто чаще задерживает документы. Это помогает улучшить процессы.
Виджеты на рабочем столе показывают ключевые показатели: количество задач на исполнителя, количество просроченных документов, новые входящие письма. Можно настроить виджеты под свои нужды.
Мероприятия и встречи (версия КОРП и выше)
В версии КОРП появляется функционал для автоматизации мероприятий. Система позволяет планировать встречи и совещания, отслеживать участников, вести протоколы, раздельно исполнять пункты протокола. Можно забронировать помещение, согласовать время встречи с коллегами, автоматически отправить приглашения. Система напомнит о предстоящем мероприятии и соберёт результаты в один документ.
Преимущества и выгоды использования 1C:Документооборот
Полная история и прозрачность
Каждый документ имеет полную историю: когда создан, кто согласовал, какие замечания оставил, когда подписан. Если возникает вопрос, почему документ согласован таким образом, история ответит.
Это полезно, когда приходят проверяющие органы или в компании возникает спор. История показывает, что процесс был соблюдён, все согласовано по правилам.
Избежание дублирования и потерь
Когда документы хранятся в папках на диске, один сотрудник создаёт договор версии 1, другой версии 2, третий работает с версией 1.5 и никто не знает, какая версия актуальна. Получается дублирование и путаница.
1С:Документооборот хранит один оригинал документа со всеми его версиями. Все видят одну и ту же версию. Дублирования нет.
Документ не потеряется в папках и письмах, потому что система автоматически отслеживает все документы и их движение.
Безопасность и целостность документов
Документы подписаны электронной подписью, что исключает подделку. Система шифрует конфиденциальные документы.
Права доступа настраиваются точно: одного сотрудника закрыть от чтения договоров, открыть только приказы, третьему дать доступ только на чтение, четвёртому на редактирование.
Система ведёт логи: кто открыл документ, кто изменил, когда. Если документ украдён или разглашен, можно проследить, через кого информация утекла.
Автоматизация рутинных операций
Маршрутизация, создание задач, отправка уведомлений — всё происходит автоматически. Система экономит время сотрудников на ручной отправке документов и создании задач.
В версии КОРП можно настроить периодические процессы: например, каждый понедельник создавать отчёт о статусе документов и отправлять руководителю. Система сделает это сама, никакого ручного вмешательства.
Работа из любого места
Сотрудник может работать в офисе, из дома, из командировки. Всё, что нужно, — браузер и интернет (или локальная сеть).
В версии Холдинга есть встроенное мобильное приложение, которое позволяет работать даже без постоянного подключения. Согласовать документ, поставить подпись, создать задачу можно из приложения на телефоне.
Интеграция с другими системами 1С
Если в компании работает бухгалтерия, управление продажами, кадровый учёт — все эти системы 1С можно связать с 1С:Документооборот.
Благодаря бесшовной интеграции документ, созданный в бухгалтерии, автоматически попадает на согласование в документооборот. После согласования и подписи документ возвращается в бухгалтерию как уже утверждённый.
Сотруднику не нужно переходить из программы в программу. Всё работает в одной среде.
Соответствие требованиям законодательства
1С:Документооборот позволяет работать с юридически значимым электронным документооборотом. Документы, подписанные в системе, признаются налоговыми органами, судами, прочими проверяющими ведомствами.
Система поддерживает усиленную квалифицированную подпись (УЭП) и простую электронную подпись (ПЭП) в зависимости от требований законодательства.
Дела и документы хранятся согласно номенклатуре дел, что соответствует требованиям архивного и делопроизводственного законодательства.
По требованиям Федерального закона №152-ФЗ система 1С:Документооборот обеспечивает защиту персональных данных через многоуровневое разграничение доступа (по документам, папкам, видам и грифам), полное протоколирование действий пользователей и шифрование чувствительных файлов с использованием электронных подписей.
Платформа 1С:Предприятие, на которой работает система, сертифицирована по 5-му классу защищённости от несанкционированного доступа в системе ФСТЭК России и соответствует требованиям ИСПДн до 1-го уровня защиты включительно.
Если вам нужна консультация и помощь по вопросам корректной работы с персональными данными, подготовки ОРД (организационно-распорядительной документации), подготовки к проверкам и любым другим вопросам по исполнению 152-ФЗ, оставьте заявку на нашем сайте.
Гибкость настроек
1С:Документооборот поставляется в комплекте с типовой методикой документооборота, которая содержит готовые шаблоны видов документов, маршрутов согласования, процессов и правил доступа. Компания адаптирует эти шаблоны под свои процессы: настраивает маршруты (последовательные или параллельные), правила переходов между действиями, сроки исполнения, роли участников, нумерацию документов и права доступа по папкам, видам документов и грифам доступа.
Однако для реализации уникальных бизнес-процессов, которые не предусмотрены типовой конфигурацией, может потребоваться доработка программы — внесение изменений в исходный код конфигурации или создание расширения на платформе 1С:Предприятие. Это позволяет добавить новые отчёты, печатные формы, интегрировать систему с другими приложениями и автоматизировать специфические процессы согласно требованиям организации.
Как внедрить 1С:Документооборот
Этап 1 — определение целей
Перед внедрением нужно понять, что хочет получить компания. Ускорить согласование? Наладить работу между филиалами? Избежать потери документов?
Определите процессы, которые нужно автоматизировать: договоры, приказы, служебные записки, что ещё. Посчитайте, сколько таких документов в месяц. Это поможет оценить нагрузку на систему.
Опросите сотрудников: что раздражает в текущей работе, что они готовы делать по-новому. Это важно, потому что внедрение — это изменение привычек людей, а сопротивление сотрудников может замедлить проект.
Этап 2 — выбор конфигурации и установка
1С:Документооборот ПРОФ подходит для компаний с простым документооборотом и несложной структурой. Быстро внедряется, дешевле, достаточно функций для большинства задач малых и средних компаний.
1С:Документооборот КОРП нужен, если в компании сложные процессы: многосторонние договоры, мероприятия, ветвящиеся маршруты с условиями, множественное подписание, эскалации, периодические процессы.
1С:Документооборот холдинга 3.0 требуется, если компания имеет филиалы и сложную структуру. Система позволяет каждому филиалу работать самостоятельно, но под общими правилами холдинга. Включает контролируемый обмен данных между узлами и встроенное мобильное приложение.
Для установки нужна база данных (SQL Server или PostgreSQL), сервер 1С:Предприятие, веб-сервер (если планируется веб-доступ).
Есть и другие нюансы, которые важно учесть, чтобы правильно выбрать программу 1С для документооборота. Эксперты ООО «Бизнес Навигатор» помогут вам выбрать подходящую конфигурацию, для этого оставьте заявку на нашем сайте.
Этап 3 — настройка процессов
Необходимо определить маршруты документов: как проходит договор, приказ, служебная записка. Кто согласует, кто подпишет, в какой последовательности.
Создать виды документов: договор, акт, счёт, служебная записка, приказ. Для каждого вида настроить свои реквизиты (сумма договора, партнёр, срок, статус).
Настроить номенклатуру дел: какие документы как долго хранить, когда отправлять в архив.
Установить права доступа: кто какие документы видит, кто может редактировать, кто только читает.
Эксперты «Бизнес Навигатора» имеют большой опыт в настройке программы 1С:Документооборот. Вы можете быть уверены, что настройка будет выполнена качественно, с учётом всех требований заказчика. На все наши услуги действует гарантия по договору.
Этап 4 — загрузка существующих документов
Если в компании уже есть архив документов, его можно загрузить в систему. Нужно отсканировать бумажные документы, распознать текст, привязать к контрагентам и проектам.
Можно сделать выборочную загрузку: загрузить договоры последних 2-3 лет, остальное оставить в бумажном архиве или в старой системе.
Этап 5 — обучение и запуск
Важно обучить сотрудников работать в системе. Для разных ролей — разное обучение: бухгалтер работает по-другому, чем юрист, руководитель видит другую информацию, чем исполнитель. Пользователям предоставляют регламенты и инструкции по работе в 1С:Документооборот.
Сначала систему тестируют: запускают для ограниченного круга лиц, в одном отделе или филиале. Донастраивают процессы, исправляют возможные неполадки. Далее расширяют на другие подразделения.
Применяется период параллельной работы: новая и старая системы работают некоторое время одновременно. После проверки работоспособности новой системы отключается старая.
Этап 6 — поддержка и оптимизация
После запуска очень важна регулярная поддержка. Система развивается, возникают потребности добавить новый вид документа, изменить маршрут, создать отчёт и т.д.
Регулярно проводится аудит: как работает документооборот, есть ли ограничения (узкие места), что можно улучшить. Используются отчёты и аналитика, которые даёт система.
Сроки внедрения 1С:Документооборот
Для ПРОФ версии: 2–4 месяца, если процессы типичные и документов немного.
Для КОРП версии: 4–8 месяцев, если нужно настроить сложные маршруты и интегрировать с другими системами 1С.
Для документооборота холдинга: 6–12 месяцев (нужно настроить большое количество бизнес-процессов и обучить большое количество сотрудников).
Как начать внедрение 1С:Документооборот
Если вы хотите навести порядок в документообороте, свяжитесь с нами. Мы поможем выбрать версию, спланировать внедрение и обучить команду.
Получите бесплатную консультацию по подбору программных продуктов 1С — свяжитесь с нами по телефону 8 800 775 45 05 или электронной почте zakaz@binavigator.ru.
