ООО «Бизнес Навигатор» имеет статус «Центр компетенций по документообороту» — мы поможем вам перейти на электронный обмен юридически значимыми документами максимально эффективно и быстро. Оставьте заявку!
1С:Документооборот ПРОФ решает три основные проблемы:
- документы теряются или долго ищутся;
- согласование документов растягивается на недели;
- нет видимости: кто работает с документом, в каком он статусе, что нужно сделать.
1С:Документооборот ПРОФ позволяет упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе, сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов, повысить эффективность бизнес-процессов за счет упорядочивания работы пользователей.
Система не имеет отраслевой специфики и может быть настроена под специфику конкретной организации.
Есть специальные акции и выгодные пакеты услуг для внедрения 1С:Документооборот ПРОФ на предприятие по выгодной стоимости.
Для кого предназначен 1С:Документооборот ПРОФ
1С:Документооборот ПРОФ рассчитан на малые и средние предприятия с несложной организационной структурой и типичным документооборотом. Например:
- малые и средние коммерческие компании (торговля, услуги, производство);
- IT-компании с типичным документооборотом;
- филиалы крупных компаний, которые работают независимо от головной организации;
- компании, которые работают с договорами, приказами, служебными записками, актами и счетами.
Если в организации есть филиальная сеть, сложные условные процессы согласования или требуется разработка нестандартных бизнес-процессов, рекомендуется версия 1С:Документооборот КОРП (для коммерческих предприятий) или 1С:Документооборот государственного учреждения 8 (для государственных учреждений).
Основные возможности 1С:Документооборот ПРОФ
Единое хранилище для всех документов
В 1С:Документооборот ПРОФ все документы хранятся в одном месте — в электронной базе. Договоры, приказы, служебные записки, акты, счета всегда под рукой. Каждый документ имеет карточку с полной историей: кто и когда его создал, кто согласовал, какие правки внес, когда подписал. При открытии документа видна вся переписка по нему, все версии файлов, текущий статус (проект, на согласовании, согласован, подписан, действует).
Руководитель может открыть систему и за минуту увидеть: какие договоры ждут согласования, какие просрочены, какие близки к закрытию. Вся информация на одной панели управления.
Маршрутизация документов с фиксированным порядком действий
В 1С:Документооборот ПРОФ документы проходят по определенной цепочке согласующих в фиксированном порядке. Например, служебная записка сначала согласуется с начальником отдела, потом с финансовым отделом, потом подписывается генеральным директором. Система автоматически отправляет документ от одного согласующего к следующему, создает задачи, напоминает о сроках. Для каждого участника можно установить разные сроки выполнения.
При необходимости администратор может изменить маршрут: добавить согласующего, изменить порядок, установить сроки — всё делается в режиме администрирования без программирования.
Сложное согласование с визами и замечаниями
1С:Документооборот ПРОФ поддерживает сложное согласование документов — процесс, когда несколько человек согласовывают один документ и оставляют замечания. Каждый согласующий может оставить свои замечания прямо в системе. ПРОФ собирает все замечания в протокол разногласий, и автор документа видит, что нужно переделать. После правок согласующие видят новую версию документа и подтверждают согласие или оставляют новые замечания.
Визы согласования — это способ фиксации согласия. Каждый согласующий ставит свою визу (электронную отметку) в документ. Ролевые визы согласования позволяют устанавливать визы в зависимости от роли согласующего в организации. Система отслеживает, кто и когда поставил визу, в каком порядке. Отличие от электронной подписи в том, что виза — это электронная отметка о согласии, а подпись — это криптографическое подписание документа.
Автоматическая генерация номеров и предпросмотр
Система обеспечивает автоматическую генерацию регистрационных номеров для документов в соответствии с установленными правилами (например, ПР-2025-001, ПР-2025-002 и т.д.). Условия добавления файлов в документ позволяют установить правила, какие файлы могут быть добавлены в каждый вид документа. Предпросмотр файлов документов, групповая печать файлов документов и групповое сохранение файлов документов обеспечивают удобство работы с несколькими файлами одновременно.
Отметка о прочтении документов позволяет зафиксировать, что сотрудник прочитал важный документ, и отследить эту информацию.
Работа с документами из разных мест
Сотрудник может работать в офисе, из дома, из командировки — везде через веб-браузер. Нет привязки к конкретному рабочему месту. 1С:Документооборот ПРОФ предоставляет веб-версию (веб-клиент), которая работает через интернет-браузер. Для локальной работы (без интернета) можно настроить установку на компьютере в локальной сети.
Интеграция с другими системами 1С
1С:Документооборот ПРОФ поддерживает обмен данными и бесшумную интеграцию с типовыми конфигурациями 1С (бухгалтерия, управление продажами, кадровый учет). Документ, созданный в бухгалтерии, автоматически попадает на согласование в 1С:Документооборот ПРОФ. После согласования и подписи он возвращается в бухгалтерию как утвержденный.
Гибкость настроек
1С:Документооборот ПРОФ поставляется с типовой методикой документооборота, которая содержит готовые шаблоны видов документов, маршрутов согласования, процессов и правил доступа. Компания адаптирует эти шаблоны под свои процессы: настраивает маршруты, правила переходов, сроки исполнения, роли участников, нумерацию документов и права доступа. Всё это делается в режиме администрирования через диалоги и формы настройки в интерфейсе системы, без программирования.
Для реализации уникальных бизнес-процессов, которые не предусмотрены типовой конфигурацией, может потребоваться доработка программы — внесение изменений в исходный код конфигурации или создание расширения на платформе 1С:Предприятие.
Преимущества 1С:Документооборот ПРОФ для малых и средних компаний
Оптимальное соотношение функциональности и стоимости
1С:Документооборот ПРОФ содержит практически все необходимое для управления внутренним документооборотом: согласование, архивирование, контроль исполнения, поиск, права доступа, ЭДО, защиту данных. При этом в конфигурации ПРОФ на 30% меньше функций, чем в КОРП, что обусловливает значительно более низкую стоимость внедрения и сопровождения.
Относительно простое внедрение
1С:Документооборот ПРОФ работает с типичными процессами согласования с фиксированным порядком действий, что значительно упрощает внедрение. Не нужно разбираться со сложными многопредметными процессами, условной маршрутизацией или шаблонами процессов. Компания может запустить систему на базе типовой методики, минимально адаптировав под себя.
Универсальность
1С:Документооборот ПРОФ одинаково хорошо работает для компаний категории «малые и средние» в любой отрасли — торговля, услуги, производство, бюджетный сектор. Система не требует переделки под специфику отрасли, она универсальна и готова к использованию «из коробки» с минимальной настройкой.
Контроль исполнительской дисциплины
Все документы проходят через систему, все процессы видны, все задачи под контролем. Нельзя «потерять» документ или задачу. Это автоматически повышает исполнительскую дисциплину и скорость решения вопросов.
Экономия на управлении документами
1С:Документооборот ПРОФ сокращает сроки согласования документов в сравнении с ручными процессами. Экономит время на поиск документов — нужный документ находится за секунды. Упрощает хранение — электронный архив занимает на диске гораздо меньше места, чем шкафы бумажных папок. Это экономит издержки на управление документопотоками и хранение информации.
Как внедрить 1С:Документооборот ПРОФ
Этап 1 — определение целей и задач
Перед внедрением нужно понять, что хочет получить компания. Ускорить согласование? Наладить работу между филиалами? Избежать потери документов? Определите процессы, которые нужно автоматизировать: договоры, приказы, служебные записки, что ещё. Посчитайте, сколько таких документов в месяц. Это поможет оценить нагрузку на систему.
Опросите сотрудников: что раздражает в текущей работе, что они готовы делать по-новому. Это важно, потому что внедрение — это изменение привычек людей, а сопротивление сотрудников может замедлить проект.
Этап 2 — выбор конфигурации и установка
1С:Документооборот ПРОФ подходит для компаний с простым документооборотом и несложной структурой. Быстро внедряется, дешевле, достаточно функций для большинства задач малых и средних компаний.
Для установки нужна база данных (SQL Server или PostgreSQL), сервер 1С:Предприятие, веб-сервер (если планируется веб-доступ).
Есть и другие нюансы, которые важно учесть, чтобы правильно выбрать программу 1С для документооборота. Эксперты ООО «Бизнес Навигатор» помогут вам выбрать подходящую конфигурацию, для этого оставьте заявку на нашем сайте.
Этап 3 — настройка процессов
Необходимо определить маршруты документов: как проходит договор, приказ, служебная записка. Кто согласует, кто подпишет, в какой последовательности.
Создать виды документов: договор, акт, счёт, служебная записка, приказ. Для каждого вида настроить свои реквизиты (сумма договора, партнёр, срок, статус).
Настроить номенклатуру дел: какие документы как долго хранить, когда отправлять в архив.
Установить права доступа: кто какие документы видит, кто может редактировать, кто только читает.
Эксперты «Бизнес Навигатора» имеют большой опыт в настройке программы 1С:Документооборот ПРОФ. Вы можете быть уверены, что настройка будет выполнена качественно, с учётом всех требований заказчика. На все наши услуги действует гарантия по договору.
Этап 4 — загрузка существующих документов
Если в компании уже есть архив документов, его можно загрузить в систему. Нужно отсканировать бумажные документы, распознать текст, привязать к контрагентам и проектам.
Можно сделать выборочную загрузку: загрузить договоры последних 2-3 лет, остальное оставить в бумажном архиве или в старой системе.
Этап 5 — обучение и запуск
Важно обучить сотрудников работать в системе. Для разных ролей — разное обучение: бухгалтер работает по-другому, чем юрист, руководитель видит другую информацию, чем исполнитель. Пользователям предоставляют регламенты и инструкции по работе в 1С:Документооборот ПРОФ.
Сначала систему тестируют: запускают для ограниченного круга лиц, в одном отделе или филиале. Донастраивают процессы, исправляют возможные неполадки. Далее расширяют на другие подразделения.
Применяется период параллельной работы: новая и старая системы работают некоторое время одновременно. После проверки работоспособности новой системы отключается старая.
Этап 6 — поддержка и оптимизация
После запуска очень важна регулярная поддержка. Система развивается, возникают потребности добавить новый вид документа, изменить маршрут, создать отчёт и т.д.
Регулярно проводится аудит: как работает документооборот, есть ли ограничения (узкие места), что можно улучшить. Используются отчёты и аналитика, которые даёт система.
Сроки внедрения 1С:Документооборот ПРОФ
Для ПРОФ версии: 2–4 месяца, если процессы типичные и документов немного.
Если в компании более сложные процессы, большое количество документов или требуется интеграция с другими системами, сроки могут быть увеличены.
Как начать внедрение 1С:Документооборот ПРОФ
