Заявка принята
Как может выглядеть типичный рабочий день сотрудников малого производства ДО автоматизации в 1С
День без 1С (хаос)
8:00 — Игорь (собственник и директор) открывает файл Excel с названием «Заказы на производство V.3.15». Вчерашний файл назывался «Заказы на производство V.3.19». Интересно, какая версия файла актуальная... На экране — данные о 47 заказах в разных статусах. Столько заказов, что голова кругом, но почему же главбух говорит не о прибылях, а об убытках? Ничего не понятно...
8:03 — Звонит бухгалтеру Ольге: «Скажи новую себестоимость заказа №135? Краем уха слышал, что цех использовал на него не ту краску, которая была заложена в смету». Ответ: «Через час посчитаю. Данных по фактическому расходу так и не присылали, кстати, поэтому себестоимость будет неполная».
8:30 — Мария (менеджер по закупкам) уже полчаса ищет заказ на материалы среди 1589 email-ов. Звонит на склад оператору Евгению: «Картон нужен, или коробки для упаковки уже сделали?». Евгений: «Не знаю, не видел ещё, был занят другими делами».
10:00 — начальник производства Виктор проходит по цеху и у станка на доске видит: «Заказ №127 — ждет пластик». На самом деле: материала нет и сегодня не будет. И рабочий болеет, но об этом никто не знает. Виктор врывается в отдел закупок: «Мария, где пластик?».
Мария: «Не знаю! Потребность не присылали!».
12:00 — Ольга находит исходные данные и считает себестоимость в табличке Excel 40 минут. Потом звонит Виктор: «Пересчитай комплектующие с китайских на южнокорейские». Информации нет, запрашивает у Марии, ждёт. Пересчитывает ещё 2 часа.
14:00 — Совещание. Никто не знает, готов ли заказ №135. Сроки горят, в договоре прописана неустойка за каждый день задержки отгрузки. 30 минут выяснения, все обвиняют друга друга в отсутствии информации. Нулевой результат.
15:00 — Какой-то клиент кричит Игорю в трубку: «Когда будет доставка и монтаж? Мне нужно срочно! Почему до сих пор не готово?». Игорь ищет его заказ в табличке, совещается с начальником производства и спустя 20 минут перезванивает заказчику: «Изготовим примерно через 2 недели».
Клиент раздражен: «Если опять подведёте, увидимся в суде».
Итоги за день:Заведомо неверный расчет себестоимости без знания части затрат и без уверенности в достоверности другой части. Отклонения фактической себестоимости от плановой сложно считать, анализировать, принимать управленческие решения.
Конфликты между отделами.
Неверный расчет срока изготовления и отгрузки.
Пени за задержку отгрузки.
Недовольные заказчики.
Ущерб репутации.
Убытки.
Как может выглядеть типичный рабочий день сотрудников малого производства ПОСЛЕ автоматизации в 1С
День с 1С (спокойствие, порядок, эффективность)
8:00 — Игорь (собственник) спокойно пьет утренний кофе и открывает 1С:ERP. В разделе «Производство» смотрит журнал «Заказы на производство».
Открывает отчеты по производству — видит список активных заказов.
Звонит очень важный клиент. Игорь смотрит его заказ в системе — на какой операции находится, какой срок. Отвечает на основе этого.
Игорь: «В сроки укладываемся! Готовность завтра в 14:00, присылайте фуру».
8:10 — Звонок бухгалтеру Ольге
Игорь: «Подскажи себестоимость заказа №135? Вижу в отчете «Отклонения материалов от спецификации», что цех использовал другую краску. Нужно срочно решить, что делать с ценой».
Ольга: «Сейчас посчитаю. Запущу предварительное закрытие месяца».
Ольга открывает обработку «Закрытие месяца» в разделе «Производство». Выбирает «Предварительное закрытие», указывает текущую дату, запускает расчет.
Система за несколько секунд пересчитывает себестоимость на основе всех введенных этапов производства, включая другую краску, которую мастер указал в документе «Этап производства» (вкладка «Расход материалов и работ»).
Ольга открывает отчет «Дерево себестоимости продукции» по заказу №135. Видит:
Плановая себестоимость: 475 000 руб.
Фактическая себестоимость (предварительная): 523 000 руб.
Отклонение: +48 000 руб.
Причина: более дорогая краска (другой поставщик) + перерасход материала.
Ольга: «Себестоимость выше плана на 48 000 руб. из-за краски и перерасхода материала. Это предварительный расчет. Точная цифра будет при закрытии месяца.»
Игорь: «Понял. Это значит, сработали в убыток?».
Ольга: «Смотрите, изначально цена была 600 000 руб., плановая маржа 125 000 руб. При перерасходе маржа упадет до 77 000 руб. — это 13%, но в минус мы не уходим».
Игорь: «Ольга, спасибо за данные. Нужно разобраться, почему использовали другую краску, и откуда перерасход. Пока не поймем причину, решение не принимаем.
- Если это наша ошибка (отдел закупок ошибся или рабочие не обучены) — списываем, но внедряем контроль, чтобы это не повторилось;
- если более дорогая краска была нужна для качества и это инициатива цеха — проводим переговоры с клиентом честно, аргументируем необходимость замены краски и рост цены;
- если это изменение, которое просил сам клиент — выставляем счет.
Главное: не гадаем, а разбираемся в фактах. Потом действуем.
Ольга, создай, пожалуйста, поручение в Документообороте. Совещание в 9:30».
8:15 — Поручение в 1С:Документооборот
Ольга открывает 1С:Документооборот. Создает внутренний документ типа «Служебная записка» с описанием совещания.
Заголовок: «Анализ отклонения себестоимости заказа №135».
Она прикрепляет скрин отчета «Дерево себестоимости продукции» и вопросы для обсуждения.
Затем Ольга создает поручения по этому документу для:
- Виктора (начальник производства)
- Марии (менеджер по закупкам)
- Игоря (директор).
Для каждого поручения устанавливает:
- Срок: сегодня, 9:30
- Тип: Рассмотрение/обсуждение
- Статус: К исполнению.
1С:Документооборот отправляет им уведомления (по настройкам системы — по email или в ленту системы).
9:00 — Цех. Производство
Виктор открывает рабочее место «Управление очередью заказов» в разделе «Производство».
Видит список заказов с приоритетами:
Заказ №127 (критично):
Материалы: зафиксированы в приходной накладной — получены.
Этап: видно из введенных мастером «Этапов производства» — на операции №2.
Плановое окончание: 16:00
Виктор открывает рабочее место «Диспетчирование этапов». Распределяет рабочих на операции.
Один рабочий заболел — Виктор видит это в табеле рабочего времени. Переназначает операции другому рабочему.
9:30 — Совещание
На экране — отчет «Дерево себестоимости продукции».
Игорь: «Видите — маржа упала по заказу №135. Перерасход обсудим отдельно. Но почему была замена краски?».
Виктор: «Краска в спецификации не подходит по качеству. Для этого клиента нужна высокостойкая краска. Это необходимость».
Игорь: «Мария, ты знала?».
Мария: «Нет. Высокостойкая краска была зарезервирована для заказа №142, в соответствии со спецификацией».
Игорь: «Действуем так:
- Виктор —
- проверит причины перерасхода краски, а именно — как рабочие наносят краску, и если выявит халатность и несоблюдение технологии — проведет дообучение; если же норма расхода неверная — исправит спецификации;
- подготовит техническое обоснование для заказа №135, с указанием верной нормы расхода и всех параметров качества краски;
- разработает процедуру согласования отклонений от спецификации, чтобы в будущем исключить подобные случаи;
- Мария — проверит отчет «Потребности в материалах» и при нехватке высокостойкой краски для заказа №142 и других дозакажет нужное количество;
- я позвоню клиенту, приведу техническое обоснование, постараюсь договориться. Если клиент согласится, Ольга создаст в разделе «Продажи» 1С:ERP счет-фактуру на корректировку цены для заказа №135, добьемся доплаты».
10:00 — Оформление решений в 1С:Документооборот
Ольга обновляет документ в 1С:Документооборот. Добавляет раздел «Решения и задачи» и создает поручения. Каждый исполнитель видит свои поручения и при приближении срока получает напоминание. По завершении коллеги отмечают поручения как выполненные.
Виктор видит в 1С:Документооборот статусы поручений и убеждается, что ситуация решена и приняты превентивные меры для исключения подобных случаев.
14:00 — Игорь позвонил клиенту
Клиент согласился с объективной необходимостью использовать более качественную краску, несмотря на увеличение стоимости. Игорь открывает 1С:Документооборот и отмечает поручение как выполненное.
Мария в 1С:ERP создает счет-фактуру на корректировку цены +48 000 руб. Прикрепляет этот счет к документу в 1С:Документооборот.
14:30 — Отдел закупок (Мария)
Мария открывает отчет «Потребности в материалах» (генерируется из спецификаций заказов на производство).
Дозаказала высокостойкую краску в необходимом количестве согласно потребности.
Дополнительно видит потребность в картоне и пластиковых гранулах.
Для заказа каждого материала Мария создает документы «Заказ поставщику». Вводит количество, сохраняет. Отправляет письмо поставщику через встроенную почту 1С.
Итоги за день:Какой вариант вы выбираете для своего производства? Если задумались о внедрении 1С - обращайтесь, проконсультируем бесплатно!Вместо множества файлов Excel — единая база данных с актуальными статусами заказов. Обновление происходит в режиме реального времени, и собственник всегда знает, какие данные верные в данный момент.
Фактическую себестоимость можно рассчитать предварительно (система настроена на автоматическое предварительное закрытие месяца) или финально (после закрытия месяца).
Нет конфликтов между отделами — все видят одну информацию. Менеджер по закупкам знает потребности. Начальник производства знает статус заказов и видит обеспеченность материалами, как и закупщик. Бухгалтер знает фактические расходы в течение дня. Все цифры в системе.
Сроки рассчитаны на основе реальных статусов операций, введенных рабочими.
Клиенты получают точные сроки. Нет недовольства, нет неуверенности в производителе.
На все вопросы по заказам можно ответить быстро и уверенно.
Нет пени за задержку — потому что сроки контролируются в системе на основе реальных данных.
Вместо убытков и непонимания — прозрачность и управляемость затрат, анализ валовой прибыли и маржинальности по клиентам, возможность принимать обоснованные управленческие решения на основе фактических данных.
Оставьте заявку, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
Задать вопрос