Как быстро отправить документ контрагенту из 1С, когда мессенджеры работают с перебоями

Бухгалтеру и менеджеру нередко нужно быстро передать клиенту счет, акт или другой документ. Обычный сценарий неудобный: сначала сохранить файл на компьютер, потом открыть почту или мессенджер, прикрепить вложение и только после этого отправить. Когда связь нестабильна, такой путь становится еще дольше.

В программах 1С для этой задачи есть более быстрый способ — сервис 1С:Share. Он позволяет передать документ контрагенту не вложением, а защищенной ссылкой прямо из интерфейса 1С. Получатель открывает документ в браузере или загружает его в свою программу 1С.

Что такое 1С:Share

1С:Share — это сервис обмена документами из программ 1С. Вместо отправки PDF, Excel или других файлов пользователь формирует короткую ссылку на документ и передает ее контрагенту удобным способом: по электронной почте или через мессенджер.

Андрей Владимирович Чучакин

—

Совладелец и зам.директора по технологиям ООО «Бизнес Навигатор»

Такой формат особенно удобен в ситуациях, когда отправка вложений занимает слишком много времени. Файл может долго загружаться, не дойти до получателя или попасть под ограничения почтового сервиса. Ссылка передается быстрее и открывается проще.

Чем удобна отправка документов по ссылке

У 1С:Share есть несколько практических плюсов:

• Быстрее, чем отправка файла
  Не нужно отдельно сохранять документ на компьютер, искать папку, прикреплять вложение и повторно проверять, тот ли файл ушел.
• Удобно при нестабильной связи
  Короткую ссылку отправить проще, чем тяжелый файл. Это снижает вероятность задержек при передаче документа.
• Получатель может работать даже без 1С
  Если у контрагента нет программы 1С, он все равно сможет открыть документ в браузере на компьютере или смартфоне, просмотреть его, распечатать или скачать.
• Документ можно загрузить в 1С одним действием
  Если контрагент тоже использует 1С, он может вставить ссылку в глобальный поиск программы и загрузить документ в свою базу.

Какие документы можно передавать через 1С:Share

Сервис подходит для обмена документами, которые важно быстро согласовать, проверить или оплатить. В зависимости от конфигурации через 1С:Share можно передавать:

• счета на оплату покупателю;
• договоры;
• заказы клиентов;
• акты сверки взаиморасчетов;
• другие документы, доступные в поддерживаемой программе 1С.

Андрей Владимирович Чучакин

—

Совладелец и зам.директора по технологиям ООО «Бизнес Навигатор»

Точный набор зависит от используемой конфигурации.

В каких программах работает 1С:Share

Сервис поддерживается в следующих решениях:

• «1С:Бухгалтерия 8» — с версии 3.0.157
• «1С:Бухгалтерия некоммерческой организации 8» — с версии 3.0.157
• «1С:Садовод» — с версии 3.0.157
• «1С:Гаражи» — с версии 3.0.157
• «1С:Документооборот» — с версии 3.0.15
• «1С:ERP Управление предприятием» — с версии 2.5.19
• «1С:Комплексная автоматизация» — с версии 2.5.19
• «1С:Управление торговлей 8» — с версии 11.5.19
• «1С:Управление нашей фирмой» — с версии 3.0.9
• «1С:Розница» — с версии 3.0.9
• «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» — с версии 2.0.93
• «1С:Клиент ЭДО 8» — с версии 2.9.9.70

Нужно ли отдельно подключать сервис

Если у пользователя действует интернет-поддержка, сервис 1С:Share доступен без отдельной настройки в поддерживаемых программах. Команды работы с документом уже встроены в интерфейс.

Как включить интернет-поддержку: пошаговая инструкция

1. Ваша программа 1С должна быть на официальной поддержке: оформите подходящий тариф 1С:КП у официального партнера фирмы 1С, например, нашей компании ООО «Бизнес Навигатор»;
2. Чтобы активировать интернет-поддержку в программе «1С:Предприятие 8», откройте раздел «Администрирование» и выберите команду «Интернет-поддержка пользователей».



Если этого пункта нет в списке, нажмите значок настройки формы в правом верхнем углу окна программы, затем откройте «Настройка навигации».




В открывшемся окне в левой колонке найдите строку «Интернет-поддержка пользователей», после чего нажмите «Добавить», а затем — «ОК».




3. Подключение интернет-поддержки

   После выбора пункта «Интернет-поддержка пользователей» в разделе «Администрирование» откроется форма настройки сервиса. В ней нажмите кнопку «Подключить».

   
   

4. Ввод данных учетной записи

Далее появится окно, где нужно ввести логин и пароль от портала 1С:ИТС.




5. Подтверждение подключения

Если учетные данные введены без ошибок, интернет-поддержка будет успешно подключена. После этого в форме настройки в поле «Логин» отобразится название вашей учетной записи.



Андрей Владимирович Чучакин

—

Совладелец и зам.директора по технологиям ООО «Бизнес Навигатор»

На момент публикации сервис предоставляется без дополнительной оплаты. При этом условия использования в будущем могут быть изменены.

Важно: 1С:Share — не замена юридически значимому ЭДО

Это принципиальный момент. 1С:Share не предназначен для юридически значимого электронного документооборота. В сервисе не используются электронные подписи.

Проще говоря, 1С:Share — это удобный способ быстро передать документ контрагенту, открыть его в браузере или загрузить в 1С. Для подписания юридически значимых документов нужен полноценный ЭДО.

Как отправить документ контрагенту через 1С:Share

Механика простая и занимает минимум времени.

Шаг 1. Сформируйте ссылку на документ

Откройте нужный документ в 1С. В зависимости от конфигурации команда может называться по-разному: например, «Поделиться документом» или находиться в меню отправки. Программа сформирует защищенную ссылку на документ.

Шаг 2. Скопируйте ссылку

После формирования ссылки скопируйте ее из окна программы.

Шаг 3. Отправьте ссылку контрагенту

Передайте ссылку любым удобным способом: в мессенджере, по электронной почте или через другой канал связи.

Шаг 4. Контрагент открывает документ

Дальше возможны два сценария:

• если контрагент использует 1С, он вставляет ссылку в строку глобального поиска и загружает документ в свою базу;
• если 1С у него нет, он открывает ссылку в браузере, просматривает документ, распечатывает его или скачивает PDF.

Когда 1С:Share особенно полезен

Сервис помогает в ситуациях, когда документ нужно передать быстро, без лишних действий и без пересылки вложений. Например:

• срочно отправить счет на оплату;
• передать акт сверки;
• отправить договор на согласование;
• дать клиенту доступ к документу с телефона;
• ускорить обмен документами с контрагентом, который тоже работает в 1С.

Вывод

Если нужно быстро отправить документ контрагенту из 1С, не обязательно сохранять файл и пересылать его вручную. 1С:Share позволяет передать документ по защищенной ссылке прямо из программы. Это упрощает обмен документами, экономит время и снижает количество лишних действий в ежедневной работе бухгалтера и менеджера.