Заявка принята
Первая часть посвящена стратегическому годовому планированию: настройке видов отпусков, формированию графиков и массовому кадровому оформлению отпусков для групп сотрудников. Вы можете прочитать и скачать эту инструкцию №1 в .pdf — здесь (нажмите).
Вторая часть детально описывает пошаговый алгоритм оформления и расчёта отпускных выплат по каждому сотруднику, включая нюансы переноса, продления и отражения операций в бухгалтерском учёте. Вы можете прочитать ее ниже или открыть и скачать инструкцию №2 в .pdf — здесь (нажмите).
Материалы будут особенно полезен расчётчикам заработной платы, главным бухгалтерам и специалистам, отвечающим за синхронизацию табельного и платёжного учёта. После изучения обеих частей вы сможете избежать ошибок при планировании отпусков и безупречно оформить и выплатить отпускные платежи.
Рассмотрим следующие важные темы:
✅ Виды отпусков в 1С:ЗУП
✅ График отпусков в 1С:ЗУП
✅ Оформление отпуска в 1С:ЗУП
✅ Расчет отпускных в 1С:ЗУП
✅ Расчет среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП
✅ Выплата отпускных и отражение в учете 1С
Виды отпусков в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП каждый вид отпуска оформляется через соответствующий тип документа с учётом нормативных параметров ТК РФ и внутренних регламентов компании. Это нужно для корректного расчёта продолжительности, отпускных выплат и оформления необходимых приказов в соответствии с законодательством и внутренними процедурами предприятия.
Как создать отпуск в 1С? Это зависит от вида отпуска.
Программа поддерживает полную номенклатуру отпусков согласно Трудовому кодексу РФ:
- Ежегодный оплачиваемый отпуск — базовая продолжительность 28 календарных дней для всех работников, удлиненный отпуск для отдельных категорий (педагоги — 42-56 дней, инвалиды — не менее 30 дней, госслужащие — 30 дней). Оформляется документом «Отпуск сотрудника» в разделе «Зарплата» или «Кадры».
- Дополнительный отпуск — предоставляется за работу во вредных условиях (минимум 7 дней), в районах Крайнего Севера (24 дня), с ненормированным рабочим днем. 1С:ЗУП автоматически определяет право на дополнительный отпуск при соответствующих настройках в карточке сотрудника.
- Учебный отпуск — оплачиваемый или неоплачиваемый в зависимости от вида получаемого образования. Для активации в настройках состава начислений установите флаг «Предоставляются учебные отпуска». Основание — справка-вызов из аккредитованного учебного учреждения.
- Отпуск без сохранения оплаты — по инициативе работника (часть 1 ст. 128 ТК РФ) или по закону для определенных категорий (часть 2 ст. 128 ТК РФ). Как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3 ЗУП? Оформите «Отпуск без сохранения оплаты» с возможностью указания внутрисменного отсутствия.
- Отпуск по беременности и родам — на основании листка нетрудоспособности, стандартная продолжительность 140 дней (70 до родов + 70 после). Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет предоставляется любому родственнику или опекуну с выплатой пособия через документ «Начисление зарплаты и взносов».
График отпусков в 1С:ЗУП
Как начислить отпуск в 1С? Сначала позаботьтесь о том, как в 1С составить график отпусков.
График отпусков в 1С:ЗУП позволяет централизованно планировать и контролировать все виды отпусков сотрудников на год вперёд, автоматически учитывая права каждого сотрудника и упрощая согласование дат.
- Перейдите в раздел «Кадры → Графики, переносы отпусков».
- Нажмите «Создать» и укажите год, организацию и ответственного сотрудника.
- Добавьте отпуска вручную кнопкой «Добавить» или «Подбор»: выберите сотрудника, задайте конкретные даты (или количество дней) и тип отпуска (ежегодный, дополнительный, учебный, без сохранения оплаты).
- Для массового заполнения включите опцию «Использовать общий период отпуска в документах», затем кликните «Периоды отпусков» — 1С автоматически распределит отпуска по правам каждого работника.
- При подготовке Excel-файла экспортируйте шаблон через «Сохранить бланк для заполнения», перенесите данные отпуска из файла и загрузите их кнопкой «Загрузить таблицу из файла».
- После заполнения проверьте график и сохраните документ. Распечатывайте форму Т-7 через «Печать».
- При изменении сроков отпуска создавайте документ «Перенос отпуска»: выберите исходный отпуск, укажите новые даты и сохраните — остаток дней пересчитается автоматически.
Как оформить отпуск в 1С? Оформление отпуска в 1С:ЗУП
Оформление отпуска в 1С:ЗУП позволяет создать кадровый и бухгалтерский документы сразу в одной системе, автоматически связать отпуск с графиком, расчётом и учётом затрат, а также избежать расхождений между табельным учётом и платёжными ведомостями.
- Перед созданием документа необходимо убедиться, что все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения оплаты и т. д.) активированы в «Настройках → Расчёт зарплаты → Отпуска» (иначе в карточке не отобразятся нужные типы).
- При выборе дат система рассчитывает количество календарных дней, но важно сверить его с табельным учётом рабочего времени — в 1С на вкладке «Штатное расписание» должен быть корректно настроен производственный календарь.
- Откройте раздел «Кадры → Отпуска». В старших релизах 3.1 документ называется «Отпуск сотрудников», а «Перенос отпуска» создаётся отдельным документом «Перенос отпусков», который нужно открывать именно из списка документов отпуска.
- Нажмите «Создать» и выберите тип отпуска: ежегодный оплачиваемый, дополнительный, учебный или отпуск без сохранения оплаты.
- Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска. Заполните поля: «Количество дней» (система определит их по календарю), «Основание» (номер приказа или ссылка на документ).
- Перейдите на вкладку «Начисления»: проверьте автоматически рассчитанные отпускные и дополнительные выплаты.
- Перейдите на вкладку «Дополнительно» и укажите счёт затрат для бухгалтерского учёта. При нажатии «Провести» без заполнения вкладки «Дополнительно», если не указан счёт затрат, система выдаст предупреждение об отсутствии реквизитов для бухгалтерии.
- Нажмите «Провести», затем «Заполнить ведомость на выплату» или «Выплатить».
- Чтобы оформить перенос части отпуска на будущие даты, в ЗУП 3.1 можно применить специальный механизм продления отпуска. Этот механизм подойдет для случая, когда известны конкретные даты, на которые переносится отпуск. Чтобы продлить отпуск наперед, создаем документ-исправление «Отпуск».
Особенности заполнения документа-исправления:
Дата окончания отпуска на основной вкладке документа – это дата окончания перенесенного кусочка отпуска.
Как заполнить документ-исправление при переносе отпуска в 1С:ЗУП
На вкладке «Продления, переносы, отзывы» помимо периода болезни вручную добавляем период с даты выхода на работу после больничного до даты начала перенесенного кусочка отпуска.
Добавьте вручную даты на вкладке «Продления, переносы, отзывы» в 1С:ЗУП
Расчет отпускных в 1С:ЗУП – как в 1С рассчитать отпускные
1С:ЗУП позволяет автоматически учесть все необходимые удержания и начисления, применить корректные периоды и ставки, и получить точную сумму отпускных к выплате без ручных расчётов и ошибок. Если вы уже знаете, как сделать отпуск в 1С, то и вычисление размеров отпускных выплат не составит для вас труда, т.к. оно происходит автоматически, хотя и требует вашего внимания и аудита.
- Откройте документ «Отпуск» и нажмите «Расчет отпускных» — система сама заполнит поле «Средний заработок» по формуле:
СДЗ = Сумма начислений за расчетный период / Количество Отработанных дней в расчетном периоде.
Средний заработок (СЗ) = Среднедневной заработок * Количество календарных дней расчетного периода.
Дополнительно учитываются региональные коэффициенты и МРОТ-корректировки (при установке флага «Учитывать МРОТ»).
В старших релизах 3.1 документ называется «Отпуск сотрудников», а не просто «Отпуск»; расчёт отпускных выполняется автоматически при проведении документа, кнопка «Расчёт отпускных» присутствует только в подробном режиме.
- Проверьте включаемые выплаты: в расчёт входят оклад, надбавки, премии, отпускные прошлых лет; исключаются пособия по нетрудоспособности, командировочные, пособия по беременности и родам, отпуска без оплаты, периоды простоя и декрета. Из расчётного периода также исключаются дни учебного и социального отпуска, если они оплачены по иным ставкам, а суммы материальной помощи и компенсаций не входят в базу.
- Если отпуск разбивается на части (перенос, дополнительный отпуск), расчёт выполняется отдельно для каждого периода.
- Нажмите «Провести» и перейдите на вкладку «Подробно»: отобразятся НДФЛ и страховые взносы, рассчитанные автоматически по актуальным ставкам, а также информация о перерасчётах по текущим и прошлым периодам, что важно для аудита.
При нажатии «Провести» важно убедиться, что вкладка «Средний заработок» полностью заполнена и учётная политика организации (настройки исключаемых начислений) соответствует внутренним регламентам.
- Если нужно скорректировать расчёт, нажмите на иконку «карандаш» рядом с суммой и внесите изменение вручную, затем подтвердите изменения.
Расчет среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП
В 1С:ЗУП средний заработок для оплаты отпуска вычисляют по правилам Положения о средней заработной плате (ПП РФ № 922) и ТК РФ:
- Расчётный период — 12 полных календарных месяцев до месяца начала отпуска (например, для отпуска в сентябре 2025 учтите период с сентября 2024 по август 2025). Но если за период сотрудник отработал неполный месяц, 1С пропорционально включает его дни в базу расчёта (учитывая фактическое число рабочих дней в этом месяце) [ПП РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»].
- Из расчётного периода исключите:
– периоды временной нетрудоспособности (больничные, декрет) и дни ухода за ребёнком;
– дни отпуска без сохранения зарплаты и командировок, также из расчётного периода исключаются дни оплачиваемых учебных и социальных отпусков, если их выплаты учитываются отдельно; командировочные исключаются целиком, включая выходные, проведённые в командировке;
– периоды простоя с сохранением среднего заработка (ст. 157 ТК РФ);
– выплаты социального характера (пособия, компенсации, материальная помощь);
– суммы, не относящиеся к оплате труда (проезд, питание, обучение).Проверяйте в «Настройках → Расчёт зарплаты → Средний заработок» список видов начислений, включённых или исключённых из базы, чтобы он соответствовал внутренним учётным политикам и последним разъяснениям Минтруда и Роструда.
- Базу для расчёта формируют все допустимые начисления: оклад, надбавки, премии, доплаты за совмещение. На вкладке «Средний заработок» проверьте список включённых начислений.
- Система умножит СЗ на количество дней отпуска и заполнит поле «Отпускные».
- Нажмите «Печать – Расчёт среднего заработка», чтобы получить детальный отчёт. Система формирует подробный отчёт с указанием всех включённых и исключённых сумм и периодов, что важно для аудита и устранения спорных ситуаций.
Выплата отпускных и отражение в учете 1С
Следующий порядок действий гарантирует своевременное формирование всех платёжных и бухгалтерских документов, правильное закрытие затрат по статьям расходов и автоматическое отражение обязательств по налогам и взносам.
- Из документа «Отпуск сотрудников» нажмите «Выплатить» или «Заполнить ведомость на выплату отпускных». 1С сформирует документ «Ведомость на выплату отпускных» с сотрудниками и суммами к выплате (раздельно по основным и дополнительным отпускным).
- Выберите способ выплаты: «В кассу» или «В банк». Дата выплаты по умолчанию ставится не позднее трёх дней до начала отпуска; при необходимости измените её вручную.
- Проведите ведомость — система автоматически создаст первичную бухгалтерскую проводку:
Дт 20/26 (счет затрат) – Кт 70 (расчеты с персоналом) по сумме отпускных.
- Формирование НДФЛ и страховых взносов происходит отдельными документами:
НДФЛ рассчитывается и удерживается документом «НДФЛ при выплате» с проводкой Дт 70 – Кт 68;
Страховые взносы начисляются документом «Начисление страховых взносов» с проводкой Дт 20/26 – Кт 69.
- На основании ведомости сформируйте платёжные документы («Платёжное поручение» или «Расходный кассовый ордер») через кнопку «Печать/Сформировать» или экспорт в банк.
- После выплаты проверьте отчёты: «Ведомость начислений и выплат» и «Отчёт по фондам» — корректность начислений и уплаты взносов должна подтверждаться данными документов.
- При необходимости доначисления или корректировки используйте «Сторнирование ведомости» или создайте новую ведомость с флагом «Перерасчёт», чтобы избежать рассинхронизации проводок между различными документами учёта.
Для более подробной информации оставьте заявку, менеджер свяжется с вами в течение 15 минут в рабочее время.
Отправить заявку
