Расчёт отпускных и оформление отпуска в 1С:ЗУП 8.3 — пошаговая инструкция

Каждый бухгалтер знает: точное оформление и расчёт отпускных в «1С:ЗУП 8.3» избавляют от штрафов, споров с сотрудниками и нарушений учёта. Наши эксперты подготовили для вас две подробные инструкции по учёту отпусков в 1С:ЗУП, которые помогут бухгалтеру и специалисту по кадрам выстроить процесс от планирования до выплаты отпускных.

Первая часть посвящена стратегическому годовому планированию: настройке видов отпусков, формированию графиков и массовому кадровому оформлению отпусков для групп сотрудников. Вы можете прочитать и скачать эту инструкцию №1 в .pdf — здесь (нажмите).

Вторая часть детально описывает пошаговый алгоритм оформления и расчёта отпускных выплат по каждому сотруднику, включая нюансы переноса, продления и отражения операций в бухгалтерском учёте. Вы можете прочитать ее ниже или открыть и скачать инструкцию №2 в .pdf — здесь (нажмите).

Материалы будут особенно полезен расчётчикам заработной платы, главным бухгалтерам и специалистам, отвечающим за синхронизацию табельного и платёжного учёта. После изучения обеих частей вы сможете избежать ошибок при планировании отпусков и безупречно оформить и выплатить отпускные платежи.


Рассмотрим следующие важные темы:

✅ Виды отпусков в 1С:ЗУП
✅ График отпусков в 1С:ЗУП
✅ Оформление отпуска в 1С:ЗУП
✅ Расчет отпускных в 1С:ЗУП
✅ Расчет среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП
✅ Выплата отпускных и отражение в учете 1С

Виды отпусков в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП каждый вид отпуска оформляется через соответствующий тип документа с учётом нормативных параметров ТК РФ и внутренних регламентов компании. Это нужно для корректного расчёта продолжительности, отпускных выплат и оформления необходимых приказов в соответствии с законодательством и внутренними процедурами предприятия.
Как создать отпуск в 1С? Это зависит от вида отпуска.
Программа поддерживает полную номенклатуру отпусков согласно Трудовому кодексу РФ:

1. Ежегодный оплачиваемый отпуск — базовая продолжительность 28 календарных дней для всех работников, удлиненный отпуск для отдельных категорий (педагоги — 42-56 дней, инвалиды — не менее 30 дней, госслужащие — 30 дней). Оформляется документом «Отпуск сотрудника» в разделе «Зарплата» или «Кадры».
   
2. Дополнительный отпуск — предоставляется за работу во вредных условиях (минимум 7 дней), в районах Крайнего Севера (24 дня), с ненормированным рабочим днем. 1С:ЗУП автоматически определяет право на дополнительный отпуск при соответствующих настройках в карточке сотрудника.
   
3. Учебный отпуск — оплачиваемый или неоплачиваемый в зависимости от вида получаемого образования. Для активации в настройках состава начислений установите флаг «Предоставляются учебные отпуска». Основание — справка-вызов из аккредитованного учебного учреждения.
   
4. Отпуск без сохранения оплаты — по инициативе работника (часть 1 ст. 128 ТК РФ) или по закону для определенных категорий (часть 2 ст. 128 ТК РФ). Как оформить отпуск за свой счет в 1С 8.3 ЗУП? Оформите «Отпуск без сохранения оплаты» с возможностью указания внутрисменного отсутствия.
   
5. Отпуск по беременности и родам — на основании листка нетрудоспособности, стандартная продолжительность 140 дней (70 до родов + 70 после). Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет предоставляется любому родственнику или опекуну с выплатой пособия через документ «Начисление зарплаты и взносов».

График отпусков в 1С:ЗУП

Как начислить отпуск в 1С? Сначала позаботьтесь о том, как в 1С составить график отпусков.

График отпусков в 1С:ЗУП позволяет централизованно планировать и контролировать все виды отпусков сотрудников на год вперёд, автоматически учитывая права каждого сотрудника и упрощая согласование дат.

1. Перейдите в раздел «Кадры → Графики, переносы отпусков».
   
2. Нажмите «Создать» и укажите год, организацию и ответственного сотрудника.
   
3. Добавьте отпуска вручную кнопкой «Добавить» или «Подбор»: выберите сотрудника, задайте конкретные даты (или количество дней) и тип отпуска (ежегодный, дополнительный, учебный, без сохранения оплаты).
   
4. Для массового заполнения включите опцию «Использовать общий период отпуска в документах», затем кликните «Периоды отпусков» — 1С автоматически распределит отпуска по правам каждого работника.
   
5. При подготовке Excel-файла экспортируйте шаблон через «Сохранить бланк для заполнения», перенесите данные отпуска из файла и загрузите их кнопкой «Загрузить таблицу из файла».
   
6. После заполнения проверьте график и сохраните документ. Распечатывайте форму Т-7 через «Печать».
   
7. При изменении сроков отпуска создавайте документ «Перенос отпуска»: выберите исходный отпуск, укажите новые даты и сохраните — остаток дней пересчитается автоматически.

Как оформить отпуск в 1С? Оформление отпуска в 1С:ЗУП

Оформление отпуска в 1С:ЗУП позволяет создать кадровый и бухгалтерский документы сразу в одной системе, автоматически связать отпуск с графиком, расчётом и учётом затрат, а также избежать расхождений между табельным учётом и платёжными ведомостями.

1. Перед созданием документа необходимо убедиться, что все виды отпусков (ежегодный, учебный, без сохранения оплаты и т. д.) активированы в «Настройках → Расчёт зарплаты → Отпуска» (иначе в карточке не отобразятся нужные типы).
   
2. При выборе дат система рассчитывает количество календарных дней, но важно сверить его с табельным учётом рабочего времени — в 1С на вкладке «Штатное расписание» должен быть корректно настроен производственный календарь.
   
3. Откройте раздел «Кадры → Отпуска». В старших релизах 3.1 документ называется «Отпуск сотрудников», а «Перенос отпуска» создаётся отдельным документом «Перенос отпусков», который нужно открывать именно из списка документов отпуска.
   
4. Нажмите «Создать» и выберите тип отпуска: ежегодный оплачиваемый, дополнительный, учебный или отпуск без сохранения оплаты.
   
5. Укажите сотрудника, даты начала и окончания отпуска. Заполните поля: «Количество дней» (система определит их по календарю), «Основание» (номер приказа или ссылка на документ).
   
6. Перейдите на вкладку «Начисления»: проверьте автоматически рассчитанные отпускные и дополнительные выплаты.
   
7. Перейдите на вкладку «Дополнительно» и укажите счёт затрат для бухгалтерского учёта. При нажатии «Провести» без заполнения вкладки «Дополнительно», если не указан счёт затрат, система выдаст предупреждение об отсутствии реквизитов для бухгалтерии.
   
8. Нажмите «Провести», затем «Заполнить ведомость на выплату» или «Выплатить».
   
9. Чтобы оформить перенос части отпуска на будущие даты, в ЗУП 3.1 можно применить специальный механизм продления отпуска. Этот механизм подойдет для случая, когда известны конкретные даты, на которые переносится отпуск. Чтобы продлить отпуск наперед, создаем документ-исправление «Отпуск».
   Особенности заполнения документа-исправления:
   Дата окончания отпуска на основной вкладке документа – это дата окончания перенесенного кусочка отпуска.

   

   
   

   На вкладке «Продления, переносы, отзывы» помимо периода болезни вручную добавляем период с даты выхода на работу после больничного до даты начала перенесенного кусочка отпуска.
   

   

   
   

Расчет отпускных в 1С:ЗУП – как в 1С рассчитать отпускные

1С:ЗУП позволяет автоматически учесть все необходимые удержания и начисления, применить корректные периоды и ставки, и получить точную сумму отпускных к выплате без ручных расчётов и ошибок. Если вы уже знаете, как сделать отпуск в 1С, то и вычисление размеров отпускных выплат не составит для вас труда, т.к. оно происходит автоматически, хотя и требует вашего внимания и аудита.

1. Откройте документ «Отпуск» и нажмите «Расчет отпускных» — система сама заполнит поле «Средний заработок» по формуле:
   СДЗ = Сумма начислений за расчетный период / Количество Отработанных дней в расчетном периоде.
   Средний заработок (СЗ) = Среднедневной заработок * Количество календарных дней расчетного периода.
   Дополнительно учитываются региональные коэффициенты и МРОТ-корректировки (при установке флага «Учитывать МРОТ»).
   В старших релизах 3.1 документ называется «Отпуск сотрудников», а не просто «Отпуск»; расчёт отпускных выполняется автоматически при проведении документа, кнопка «Расчёт отпускных» присутствует только в подробном режиме.
   
2. Проверьте включаемые выплаты: в расчёт входят оклад, надбавки, премии, отпускные прошлых лет; исключаются пособия по нетрудоспособности, командировочные, пособия по беременности и родам, отпуска без оплаты, периоды простоя и декрета. Из расчётного периода также исключаются дни учебного и социального отпуска, если они оплачены по иным ставкам, а суммы материальной помощи и компенсаций не входят в базу.
   
3. Если отпуск разбивается на части (перенос, дополнительный отпуск), расчёт выполняется отдельно для каждого периода.
   
4. Нажмите «Провести» и перейдите на вкладку «Подробно»: отобразятся НДФЛ и страховые взносы, рассчитанные автоматически по актуальным ставкам, а также информация о перерасчётах по текущим и прошлым периодам, что важно для аудита.
   При нажатии «Провести» важно убедиться, что вкладка «Средний заработок» полностью заполнена и учётная политика организации (настройки исключаемых начислений) соответствует внутренним регламентам.
   
5. Если нужно скорректировать расчёт, нажмите на иконку «карандаш» рядом с суммой и внесите изменение вручную, затем подтвердите изменения.

Расчет среднего заработка для отпускных в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП средний заработок для оплаты отпуска вычисляют по правилам Положения о средней заработной плате (ПП РФ № 922) и ТК РФ:

1. Расчётный период — 12 полных календарных месяцев до месяца начала отпуска (например, для отпуска в сентябре 2025 учтите период с сентября 2024 по август 2025). Но если за период сотрудник отработал неполный месяц, 1С пропорционально включает его дни в базу расчёта (учитывая фактическое число рабочих дней в этом месяце) [ПП РФ от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»].
   
2. Из расчётного периода исключите:
   – периоды временной нетрудоспособности (больничные, декрет) и дни ухода за ребёнком;
   – дни отпуска без сохранения зарплаты и командировок, также из расчётного периода исключаются дни оплачиваемых учебных и социальных отпусков, если их выплаты учитываются отдельно; командировочные исключаются целиком, включая выходные, проведённые в командировке;
   – периоды простоя с сохранением среднего заработка (ст. 157 ТК РФ);
   – выплаты социального характера (пособия, компенсации, материальная помощь);
   – суммы, не относящиеся к оплате труда (проезд, питание, обучение).

   Проверяйте в «Настройках → Расчёт зарплаты → Средний заработок» список видов начислений, включённых или исключённых из базы, чтобы он соответствовал внутренним учётным политикам и последним разъяснениям Минтруда и Роструда.

3. Базу для расчёта формируют все допустимые начисления: оклад, надбавки, премии, доплаты за совмещение. На вкладке «Средний заработок» проверьте список включённых начислений.
   
4. Система умножит СЗ на количество дней отпуска и заполнит поле «Отпускные».
   
5. Нажмите «Печать – Расчёт среднего заработка», чтобы получить детальный отчёт. Система формирует подробный отчёт с указанием всех включённых и исключённых сумм и периодов, что важно для аудита и устранения спорных ситуаций.

Выплата отпускных и отражение в учете 1С

Следующий порядок действий гарантирует своевременное формирование всех платёжных и бухгалтерских документов, правильное закрытие затрат по статьям расходов и автоматическое отражение обязательств по налогам и взносам.

1. Из документа «Отпуск сотрудников» нажмите «Выплатить» или «Заполнить ведомость на выплату отпускных». 1С сформирует документ «Ведомость на выплату отпускных» с сотрудниками и суммами к выплате (раздельно по основным и дополнительным отпускным).
   
2. Выберите способ выплаты: «В кассу» или «В банк». Дата выплаты по умолчанию ставится не позднее трёх дней до начала отпуска; при необходимости измените её вручную.
   
3. Проведите ведомость — система автоматически создаст первичную бухгалтерскую проводку:
   Дт 20/26 (счет затрат) – Кт 70 (расчеты с персоналом) по сумме отпускных.
   
4. Формирование НДФЛ и страховых взносов происходит отдельными документами:
   НДФЛ рассчитывается и удерживается документом «НДФЛ при выплате» с проводкой Дт 70 – Кт 68;
   Страховые взносы начисляются документом «Начисление страховых взносов» с проводкой Дт 20/26 – Кт 69.
   
5. На основании ведомости сформируйте платёжные документы («Платёжное поручение» или «Расходный кассовый ордер») через кнопку «Печать/Сформировать» или экспорт в банк.
   
6. После выплаты проверьте отчёты: «Ведомость начислений и выплат» и «Отчёт по фондам» — корректность начислений и уплаты взносов должна подтверждаться данными документов.
   
7. При необходимости доначисления или корректировки используйте «Сторнирование ведомости» или создайте новую ведомость с флагом «Перерасчёт», чтобы избежать рассинхронизации проводок между различными документами учёта.

На ваши вопросы ответят сертифицированные эксперты с большим опытом внедрения и обслуживания 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ. Некоторые сертификаты наших сотрудников размещены ниже.