Синхронизация 1С

В этом подробном руководстве мы разберём, что такое синхронизация 1С, а также поделимся важной информацией для самостоятельной настройки синхронизации 1С:
В этом подробном руководстве разберём:
✅ Перечень синхронизируемых данных
✅ Необходимые условия для синхронизации
✅ Настройка синхронизации
✅ Прямое подключение
✅ Подключение через интернет
✅ Синхронизация через файл
✅ Первый этап в ЗУП: параметры подключения
✅ Второй этап в ЗУП: правила обмена
✅ Третий этап в ЗУП: начальная выгрузка
✅ Настройка синхронизации в БП

Итак, синхронизация 1С – это процесс автоматического или полуавтоматического обмена данными между различными конфигурациями или базами системы 1С:Предприятие.

Синхронизация 1С – востребованная услуга среди наших заказчиков. Например, синхронизация БП и ЗУП (1С:Бухгалтерия предприятия и 1С:Зарплата и управление персоналом) критически важна для согласованной работы этих программ, а используются в малом бизнесе они весьма часто (в 9 из 10 компаний).

С технической точки зрения, синхронизация представляет собой настройку механизмов обмена данными, включающую использование правил преобразования, форматов обмена и средств контроля передачи информации.

Представьте, что 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом – это два острова в бурном океане. Тогда синхронизация 1С ЗУП и Бухгалтерия – надежный мост, по которому постоянно курсируют машины с грузами (данными). Без моста было бы невозможно быстро и удобно доставлять важную информацию с одного острова на другой.

Почему синхронизация 1С важна?

• Экономия времени исполнителей

  Руководители и сотрудники избавляются от необходимости вручную переносить данные между базами, что значительно сокращает трудоемкость ежедневных рутинных операций.

• Минимизация ошибок

  Настраивать обмен автоматически – означает максимально исключать «человеческий фактор», что особенно критично для финансовых и кадровых данных.

• Актуальность данных

  Синхронизация обеспечивает доступ к последним изменениям в данных в обеих системах, что улучшает принятие управленческих решений, позволяя работать с точными и своевременными данными в режиме реального времени.

• Рост эффективности бизнес-процессов

  Взаимодействие между отделами (например, бухгалтерией и кадровой службой) становится более оперативным, точным, прозрачным, что повышает общую эффективность компании.

Таким образом, синхронизация данных 1С – это не просто технический инструмент, а важный элемент управления бизнесом.

Рассмотрим типичный случай: что мотивирует компанию начать настраивать синхронизацию 1С ЗУП и 1С БП.

В небольшой фирме 2 бухгалтера.

Из них один – расчетчик и по совместительству кадровик (работает в 1С:ЗУП 8), а также ведет участок расчетов по заработной плате в 1С: Бухгалтерия 8.

Второй - главный бухгалтер, который ведет все остальные участки и сводит баланс в 1С:Бухгалтерия.

Главный бухгалтер хотел бы эффективно использовать все разделы программы 1С:Бухгалтерия, но в разделе «Учет заработной платы» он не видит той информации, которая содержится в 1С:ЗУП у первого бухгалтера. Например, зарплата отражается общей суммой по счету. Но главбух отвечает за корректность начисления заработной платы всем сотрудникам и хотел бы видеть все начисления пофамильно. К тому же, к главному бухгалтеру часто обращаются собственники за сводными данными для управленческого учета. Было бы удобнее, чтобы главный бухгалтер обладал всей полнотой информации в режиме реального времени.

При использовании продуктов 1С синхронизация данных между БП и ЗУП настраивается по определенному алгоритму. Этапы настройки могут различаться для каждой компании из-за уникальных бизнес-процессов, доработок программ 1С, количества юридических лиц и т.д.

В результате обмен данными будет выполняться автоматически (по расписанию) или полуавтоматически (по запросу).

Пример:

В программе 1С:ЗУП:

• В конце месяца создать документ «Отражение зарплаты в учёте».
• Создать по необходимости ведомости на выплаты: аванс, межрасчётные выплаты, зарплата.
• Войти в раздел администрирования, далее «Синхронизация данных» — «Настройки синхронизации данных». Вызвать окно синхронизации.
• По кнопке «Состав отправляемых данных» проверить, какие документы будут отправляться.
• Перейти по гиперссылке «Настройки синхронизации данных». После нажатия на эту ссылку настроить процесс: создать новую синхронизацию и перейти по гиперссылке «1С:Бухгалтерия предприятием, ред. 3». Выполнить настройку подключения, в т.ч. нажать кнопку «Настроить правила отправки и получения данных».
• Нажать кнопку «Синхронизировать».

В программе 1С:БП:

• Создать синхронизацию аналогично тому, как делали это в 1С:ЗУП.
• После успешного завершения настройки и синхронизации в колонках «Данные отправлены» и «Данные получены» будет указано значение «Сейчас».
• Проверить наличие перенесённого документа «Отражение зарплаты в учёте».
• Установить в нём флажок «Отражено в учёте», провести, проверить проводки по кнопке «ДтКт».
• Проверить наличие перенесённых ведомостей.
• Прикрепить ведомости к документам выплат (Выдача наличных, Списание с расчётного счёта).
• При необходимости, укажите префиксы информационных баз (2 символа в разделе Администрирование – Синхронизация данных – Префикс этой информационной базы). Это делается, чтобы избежать дублирования номеров документов после синхронизации. Иначе нумерация всех документов начнется с нуля.

Для настройки синхронизации потребуется пользователь с полными правами.

В теории эта последовательность может показаться простой, в несколько кнопок. Кажется, что все может быть выполнено самими пользователями? Но фактически самостоятельные попытки выполнить эти действия часто проваливаются. Расскажем, какие типичные ошибки после такой настройки нам приходится исправлять: здесь. (кросс-линковка с текстом, приведенным в конце – его разместим отдельной статьей)

Рассмотрим важные моменты, которые нужно учесть при подготовке к синхронизации своими силами или с помощью профессионалов.

Перечень синхронизируемых данных

Синхронизация между 1С:Бухгалтерия и 1С:Зарплата и управление персоналом позволяет обмениваться следующими данными:

• Справочники — это базовые элементы данных, которые формируют основу для всех операций в 1С. При синхронизации между БП и ЗУП передаются следующие виды справочников:

  

Физические лица:

• Личные данные (ФИО, дата рождения, паспортные данные, контактная информация, гражданство).
• ИНН, СНИЛС
• Банковские счета
• Уникальные идентификаторы сотрудников, благодаря которым сопоставление выполняется между системами без ошибок.

Пример: если в ЗУП создан новый сотрудник, эти данные должны автоматически передаваться в БП, что позволяет избежать ручного ввода. При этом ЗУП и БП выполнят автоматическое сопоставление идентификаторов. Если после завершения сопоставления система не обнаружит совпадений, сотрудник будет внесен в базу как новый. В противном случае система объединит две записи о сотрудниках, чтобы не допустить дублирования.

Подразделения:

• Организационная структура компании (отделы, департаменты).
• Регистрации в налоговом органе.
• Привязка сотрудников к подразделениям.

Пример: синхронизированные данные о подразделениях должны правильно учитывать заработную плату и налоги, распределенные по центрам затрат.

Организации:

• Наименование, ИНН, КПП
• Банковские реквизиты
• Контактная информация (адрес, телефон, e-mail)

Пример: если компания изменила адрес, эта информация обновляется в обеих системах, предотвращая ошибки в отчетности.

Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете включают использование аналитического разреза учета расходов на оплату труда. Это необходимо для корректного формирования проводок по бухгалтерскому и налоговому учету. Такой подход позволяет детализировать информацию о затратах на оплату труда, что способствует более точному учету и отчетности.

Документы:

• Ведомости на выплату заработной платы (Ведомость в банк, в кассу, на счета, через раздатчика)
• Депонирование зарплаты
• Исполнительные листы
• Отражение зарплаты в бухучете, статистика персонала, удержанного НДФЛ
• Регламентированные отчеты (если есть необходимость сдачи отчетности в бухгалтерской программе)
• Резервы по оплате труда

Пример: документ «Отражение зарплаты в бухучете» из ЗУП переносится в БП, где сразу формируется проводка для отражения этих затрат в учете.

Необходимые условия для синхронизации

Перед тем, как начать настройку синхронизации, необходимо убедиться в выполнении следующих технических и организационных условий:

• Версии должны быть совместимы:
  • Обе конфигурации (БП и ЗУП) должны быть обновлены до версий, поддерживающих механизм обмена данными. На дату написания статьи актуальные версии представлены в таких редакциях: 1С: Бухгалтерия 3.0 и 1С: Зарплата и управление персоналом 3.0 на платформе 1С:Предприятие 8.
  • Проверьте наличие последних обновлений и установите их при необходимости.
• Настройте параметры подключения

  Для успешного обмена данными необходимо правильно настроить параметры подключения между системами. Это может быть:

  • Прямое подключение: Используется, если обе базы 1С находятся на одном сервере или в локальной сети.

    Условие: Необходим доступ к серверу и настройка сетевого взаимодействия.

  • Подключение через интернет: Требуется, если базы находятся в разных сетях.

    Условие: Необходимо настроить защищенное соединение, например, через VPN или HTTPS.

  • Обмен через файлы: Применяется, если нет прямого подключения между базами.

    Условие: нужно настроить экспорт и импорт файлов обмена на основе формата XML. Нужно выполнить настройку параметров экспорта и импорта. Администратор задает IP-адрес сервера, порт для подключения, а также учетные данные (логин и пароль) для доступа к базам. Далее вы сможете выбрать файл с настройками обмена.

    

• Единые справочники

  Чтобы корректно настроить обмен между БП и ЗУП необходимо, чтобы справочники обеих систем были синхронизированы. Это значит:

  • Сотрудники в ЗУП должны соответствовать сотрудникам в БП (идентификаторы должны быть одинаковыми)
  • Единые справочники должностей, подразделений, начислений и удержаний
  • Отсутствие дублирующихся записей, фиктивных ссылок или ошибок в заполнении справочников.

  Как обеспечить соответствие:

  • Провести первичную загрузку данных из одной базы в другую.
  • Использовать уникальные идентификаторы для сопоставления записей.
• Настройте учетную политику
  • Параметры учета заработной платы и кадровой политики должны быть согласованы между системами.
  • Это включает настройки налоговых ставок, видов начислений и удержаний.
• Интеграционные настройки
  • Учетный механизм синхронизации: Включение встроенной обработки обмена в обеих конфигурациях

  Пример: В разделе «Администрирование» нужно включить обмен с внешними системами.

  

Настройка расписания синхронизации

Определите, с какой периодичностью будет происходить обмен: ежедневно, еженедельно или в реальном времени. Установите временные интервалы, чтобы минимизировать нагрузку на сервер в часы пиковых операций.

Логирование обмена: настройка ведения журнала синхронизации.

Зачем это нужно: позволяет отслеживать ошибки и быстро их устранять.

• Права доступа пользователей

Настройка и синхронизация выполняются пользователями с необходимыми правами доступа.

• В ЗУП: Права на управление обменом данными, редактирование справочников и документов.
• В БП: Права на прием данных, создание документов и обновление справочников.
• Рекомендация: Для безопасности создайте отдельные учетные записи с ограниченными правами доступа, предназначенные только для настройки обмена.

• Корректная структура базы данных

Перед началом синхронизации базы данных должны быть готовы:

• Отсутствие ошибок консистентности в данных (например, дубли сотрудников или подразделений).
• Проведение регламентных процедур (перепроведение документов, пересчет остатков).
• Оптимизация базы данных, чтобы обеспечить производительность при обмене.

Рекомендация: Перед настройкой синхронизации проведите аудит базы с помощью встроенных инструментов 1С, например, «Проверка и исправление данных».

• Техническое обеспечение

• Серверное оборудование: Производительный сервер, который может обрабатывать запросы на обмен без снижения скорости работы пользователей.
• Программное обеспечение:
• Актуальные версии платформы 1С.
• Наличие лицензий на использование обеих программ.
• Резервное копирование: Перед началом настройки обмена необходимо сделать резервные копии баз данных обеих систем.

• Тестирование синхронизации

Финальному запуску должно предшествовать тестирование обмена на тестовых данных.

• Выполните синхронизацию небольшого объема данных.
• Проверьте корректность переноса:
• Справочников (например, соответствие сотрудников).
• Документов (например, начисление зарплаты).

Рекомендация: Выполняйте тестирование с участием конечных пользователей, чтобы учесть их потребности.

Настройка синхронизации

Настройка синхронизации БП и ЗУП включает несколько этапов.

Первый этап настройки в ЗУП. Настройка параметров подключения

Для начала настройки синхронизации в «1С:Зарплата и управление персоналом» выполните следующие шаги:

• Открытие настроек обмена:
  • Перейдите в раздел «Администрирование»
  • Выберите пункт «Синхронизация данных»
• Добавление новой настройки обмена:
  • Нажмите кнопку «Добавить» для создания новой настройки обмена.
  • Выберите вариант Обмена.

  

• Выбор способа подключения:
  • Прямое подключение: используется при наличии общего доступа к информационным базам
  • Подключение через интернет: применяется при работе с распределенными базами данных
  • Обмен через файлы выгрузки: подходит при отсутствии постоянного соединения между базами

  

Прямое подключение

При выборе прямого подключения (com-соединения) выполните следующие действия:

• Указание пути к базе данных:
  • Введите путь к информационной базе «1С:Бухгалтерия предприятия»
  • Это может быть локальный путь или сетевой адрес
• Учетные данные:
  • Укажите имя пользователя и пароль для доступа к базе данных БП.
  • Пользователь должен обладать правами на выполнение обмена данными
• Проверка подключения:
  • Здесь нажимаете кнопку «Проверить подключение» для удостоверения в корректности введенных данных
  • При успешной проверке система сообщит о готовности к обмену.

Подключение через Интернет

Для настройки подключения через интернет необходимо:

• Настройка веб-сервиса:
  • Включите режим работы через веб-сервис в настройках вашей конфигурации 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия
  • Укажите адрес веб-сервера, к которому будет происходить подключение. Этот адрес можно получить у администратора или провайдера, предоставляющего услуги размещения базы
• Авторизация:
  • Внесите учетные данные для подключения. Обычно это логин и пароль пользователя, настроенного в системе для удаленного доступа
  • При необходимости настройте использование токенов безопасности или сертификатов для защиты данных
• Проверка соединения:
  • Нажмите кнопку «Проверить подключение» в интерфейсе настройки обмена данными. Убедитесь, что система корректно определяет базу данных для обмена.

  

Синхронизация данных через файл, без подключения к другой программе

Если прямое подключение или интернет-соединение невозможны, можно настроить обмен благодаря файлу выгрузки:

• Настройка каталога для обмена:
  • Укажите локальный или сетевой каталог, в который будут сохраняться файлы выгрузки данных
  • Для минимизации рисков потери данных используйте резервирование каталога (например, в облаке)
• Формат файлов:
  • Выберите подходящий формат файла для передачи данных. Обычно это формат XML, поддерживаемый в обеих конфигурациях 1С
• Автоматизация выгрузки и загрузки данных:
  • Настройте автоматическую выгрузку и загрузку данных по нужному вам расписанию
  • Укажите периоды обновления информации, например, ежедневно в конце рабочего дня

  

Второй этап настройки в ЗУП «Настройка правил отправки и получения данных»

После настройки подключения важно определить, какие именно данные будут передаваться и с какой периодичностью.

• Определение перечня данных для обмена:
  • В разделе «Обмен данными» в настройках укажите, какие справочники и документы должны участвовать в синхронизации. Например, передача данных о сотрудниках, начислениях, налогах, учетных записях.
• Правила обработки изменений:
  • Настройте приоритет источника данных. Если информация обновлена в обеих системах, укажите, какая из баз считается «главной»
  • Для предотвращения конфликтов данных активируйте режим предварительной проверки изменений перед синхронизацией
• Уведомления о результатах обмена:
  • Настройте отправку уведомлений на электронную почту или в систему сообщений 1С, чтобы получать информацию об успешности синхронизации.

  

  

Третий этап настройки в ЗУП «Начальная выгрузка данных»

Перед началом регулярного обмена данными выполните начальную выгрузку:

• Подготовка баз данных:
  • Выполните полную проверку обеих баз на наличие ошибок и несоответствий
  • Убедитесь, что справочники идентичны, и внесите корректировки, если требуется
• Выгрузка данных из ЗУП:
  • Перейдите в раздел «Обмен данными»
  • Нажмите кнопку «Начальная выгрузка» и выберите элементы для передачи. Это могут быть сотрудники, начисления и структура компании
• Загрузка данных в БП:
  • Импортируйте выгруженные файлы в «1С:Бухгалтерия»
  • Проверьте корректность передачи данных, сверив количество элементов справочников и документов.

  

Настройка синхронизации в БП

• Добавление настройки синхронизации:
  • В «1С:Бухгалтерия» откройте раздел «Администрирование» и выберите пункт «Синхронизация данных»
  • Выберите пункт «Продолжить настройки синхронизации»
• Проверка правил обмена:
  • Убедитесь, что выбранные данные (справочники и документы) синхронизируются по установленным правилам
  • Настройте фильтры, если необходимо исключить ненужные элементы
• Автоматизация процессов:
  • Активируйте автоматическую синхронизацию для регулярного обмена данными
  • Нужно настроить расписание обмена с учетом времени работы сотрудников, чтобы избежать конфликтов
  

Заключение

Мы рассмотрели важные общие сведения о синхронизации 1С и разобрали пример: настройка синхронизации БП и ЗУП.

Это был пример настройки офлайн-версии 1С, настройка синхронизации в приложениях «1С:Бухгалтерия» и «1С:ЗУП»

Синхронизация данных 1С значительно упрощает управление бизнесом. Она устраняет дублирование данных, снижает вероятность ошибок и ускоряет выполнение рабочих процессов. Руководителям и бухгалтерам важно осознать значимость профессионального подхода к настройке синхронизации. Обратитесь к специалистам компании «Бизнес Навигатор» для выполнения всех этапов настройки без ошибок и с учетом ваших бизнес-задач.

Также рекомендуем ознакомиться с нашей статьей «Типичные ошибки при самостоятельной настройке синхронизации 1С пользователями» — здесь.