Как сделать доверенность в «1С:Бухгалтерия»

Налоговая реформа 2026 года уже на носу, и бухгалтеры должны быть готовы. Такое уже случалось, верно? Например, в 1997 году Россия пережила масштабную налоговую реформу, когда, в том числе, было выполнено обязательное внедрение унифицированных форм первичных документов (включая формы М-2 и М-2а, о которых речь пойдет в этой статье). С 1 марта 2025 года произошли новые изменения – ФНС принимает теперь только машиночитаемые доверенности (МЧД) формата 5.03 и единого формата 003. Дополнительно действует МЧД СФР 2.0 – специальный формат Социального фонда России для отправки отчетов и форм персонифицированного учёта, обязательный с 1 июля 2025 года. Программа 1С помогает бухгалтеру формировать МЧД – автоматически заполняет реквизиты и исключает ошибки в данных представителя, также в работе с МЧД помогает сервис 1С-Отчетность.

Однако бумажные доверенности на получение ТМЦ продолжают использоваться, так как не все участники рынка завершили переход на электронный документооборот, и для внутренних хозяйственных процессов классический формат остаётся актуальным. Бухгалтеры, как и раньше, балансируют между традициями и инновациями — готовясь к налоговым реформам-2026, которые уже на пороге и затронут каждого в России.

Реформы приходят, меняются правила, а умение быстро адаптироваться — главный навык бухгалтера, который остаётся важным в любой эпохе.

Итак, рассмотрим, как бухгалтерам правильно работать с доверенностями на получение ТМЦ и актуальными электронными машиночитаемыми доверенностями (МЧД) в 1С на сегодня. Доверенность в 1С где находится, как сформировать её в программе и как распечатать – в статье есть ответы и на эти вопросы.

Рассмотрим следующие важные темы:

✅ Где в 1С находятся доверенности
✅ Как выписать доверенность в 1С 8.3
✅ Бланк доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3
✅ Электронные доверенности версии 5.03

Где в 1С находятся доверенности

В работе бухгалтерии бумажные доверенности на получение ТМЦ и электронные машиночитаемые доверенности (МЧД) играют важную роль. Бумажные доверенности нужны, например, когда водитель забирает товар со склада; машиночитаемые — когда сотрудник бухгалтерии сдаёт отчётность в налоговую или подписывает электронные документы.

Как создать доверенность в 1С? Бумажные доверенности оформляют через раздел Покупки → Доверенности, МЧД — в карточке организации для сдачи отчётности в ФНС и обмена с контрагентами. Путь короткий и быстрый. Поэтому мы уверены, что ответ на вопрос, как в 1С сделать доверенность на водителя, сотрудника или другое ответственное лицо, не вызовет у вас затруднений после прочтения этой статьи.

В этой статье подробно рассмотрим доверенность в 1С 8.3 Бухгалтерия – где найти, как шаг за шагом выписать бумажную доверенность на получение товарно-материальных ценностей и оформить МЧД в форматах 5.03 и 003 с учётом классификатора полномочий, передачи подписи в реестр ФНС и настройки обмена в 1С-ЭДО.

Где в 1С находятся доверенности на получение ТМЦ

Откройте Покупки → Доверенности. Раздел формирует список всех бумажных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей. Через поиск найдёте документ по номеру, контрагенту или ключевому слову. Клик правой кнопкой по заголовку вызовет Группировку — сортируйте по дате, контрагенту или сроку действия.

Как сформировать доверенность в 1С? Очень просто и быстро, ведь автоматический подбор реквизитов контрагента и товара в 1С избавляет от ручного ввода. Представьте, как выглядела бы работа бухгалтера без 1С: бесконечные горы бумажных доверенностей, ручной поиск нужного документа среди стопок, опечатки и ошибки при вводе реквизитов, и как ни стараешься — всегда есть риск забыть или перепутать что-либо. Это день за днём превращало рабочий процесс в нескончаемую рутину и головную боль, а автоматизация в 1С освободила время, уменьшила ошибки и упростила контроль.

Как выписать доверенность в 1С 8.3

Выписать доверенность в 1С очень легко, но будьте внимательны — есть несколько типичных ошибок, которые могут закрасться и помешать вам быстро и без проблем выполнить задачу. После пошаговой инструкции мы разберём эти ошибки и расскажем, как их избежать.

Как в 1С выписать доверенность (бумажную, в целях получения ТМЦ): пошаговая инструкция

1. Покупки → Доверенности, нажмите Создать → Доверенность.
2. В поле Контрагент выберите организацию-поставщика.
3. В полях Договор и Банковский счет необходимо выбрать основание из предлагаемого списка.
4. В поле Подотчётное лицо выберите получателя товарно-материальных ценностей.
5. Задайте Срок действия: в поле «От» нужно проставить дату начала срока действия доверенности, а в поле «Срок действия» необходимо указать дату окончания.
6. Во вкладке Товары нажмите на кнопку «Подбор», либо «Добавить» для того, чтобы в табличной части Документа можно было проставить необходимое наименование товара из справочника Номенклатура и его количество, либо создать свое наименование, не используя справочник Номенклатура, с необходимой единицей измерения и количеством.
7. Вкладка Дополнительно заполняется по желанию, в ней отражается документ расчетов, подтверждающий оплату товара.
8. Завершите через Печать: выберите форму М-2 или М-2а и отправьте на принтер.

Типичные ошибки при оформлении доверенности в 1С

• Используйте поиск по справочнику. Если неверно указать подотчетное лицо, то Контрагент не сможет выдать ему ТМЦ: внимательно проверяйте, правильно ли выбрано подотчетное лицо и верно ли указаны действительные паспортные данные.
• Пропуск срока действия делает документ недействительным. Проверяйте даты перед сохранением.
• Выбор формы печати (М-2 или М-2а) не является критичной ошибкой, можно оформить оба варианта на одно лицо.

Бланк доверенности в 1С:Бухгалтерии 8.3

Найти, где в 1С доверенность на получение ТМЦ, можно в разделе Покупки → Доверенности. В программе есть два стандартных бланка:

• М-2 — для однократного получения товарно-материальных ценностей с корешком.

  

• М-2а — для многократного получения без корешка.

Формы М-2 и М-2а не обязательны к применению – организация может использовать собственную форму печати доверенностей на получение ТМЦ, которую разработает и внедрит разработчик.

Создание доверенности в 1С выполняется аналогичным образом для любой формы, доверенность можно создать также и из Документа Счет от Поставщика. Чтобы вывести доверенность на печать, нажмите Печать, выберите форму и отправьте на принтер. Поля Руководитель и Должность подтягиваются из справочника «Организация». Регистрируйте каждый бланк по уникальному номеру в журнале доверенностей.

Электронные доверенности версии 5.03

Электронные машиночитаемые доверенности – актуальные форматы

МЧД 5.03 — это формат доверенности, который ФНС разработала для отчётности в налоговую. С января 2025 года он заменил устаревшие форматы 5.01 и 5.02, а с марта того же года создавать МЧД 5.03 можно только в специальных сервисах операторов электронного документооборота, например 1С-Отчётность, Диадок, Контур.Доверенность или Астрал.Доверенность. Чтобы создать МЧД 5.03, нужно зарегистрироваться в одном из этих сервисов, собрать данные компании и представителя (ИНН, КПП, ОГРН, реквизиты руководителя, паспортные данные и СНИЛС представителя), заполнить анкету доверенности, указать полномочия представителя (код 99 даёт право на любые налоговые действия), подписать доверенность квалифицированной электронной цифровой подписью руководителя и отправить на регистрацию в ФНС. После регистрации в федеральном реестре доверенность становится действующей, и представитель может подписывать отчётность своей подписью в паре с МЧД.

Формат 5.03 поддерживает передоверие. Также в МЧД формата 5.03 есть строка с номером записи Федерального регистра сведений о населении — это резервное поле для уникального идентификатора физического лица, которое будет использоваться в будущем для безошибочной идентификации представителя налоговыми органами, но пока его заполнение не обязательно. Параллельно и отдельно с МЧД 5.03 действует МЧД СФР 2.0 – специальный формат Социального фонда России для отправки отчётов типа ЕФС-1, СЗВ-М, СЗВ-ТД и прочих форм персонифицированного учёта, обязательный с 1 июля 2025 года.

МЧД 003 (единый формат) — это универсальный стандарт Минцифры (приказ № 857 от 18.08.2021). Подходит для взаимодействия не только с ФНС, но и с Казначейством, контрагентами через 1С-ЭДО, Росстатом, ФТС и для работы с другими госорганами, контрагентами и различными информационными системами, что избавляет бухгалтера от необходимости выпускать отдельные доверенности под каждый конкретный случай. Полномочия указываются кодами из классификатора или текстом до 10 000 символов. Единый формат 003 поддерживает передоверие.

Актуальные особенности и возможности разных типов МЧД

Подготовили для вас понятную таблицу: актуальные особенности и возможности разных типов МЧД. Главное правило: МЧД 5.03 — только для ФНС, МЧД СФР 2.0 — только для Социального фонда, МЧД 003 — универсальная для всех остальных случаев. Три формата существуют параллельно и не заменяют друг друга — выбирайте нужный в зависимости от того, куда сдаёте отчётность.

Проверка МЧД при электронном документообороте с контрагентами

Сервис 1С-ЭДО автоматически проверяет машиночитаемые доверенности контрагентов при обмене документами. Система проверяет до 18 параметров: соответствие представителей цепочке МЧД, период действия, статус проверки, полномочия на подписание. Информация отображается в графе «Статус подписи» входящего документа. Чтобы получить консультацию и начать пользоваться сервисом 1С-ЭДО, оставьте заявку на нашем сайте.

Как оформить доверенность в 1С для сдачи отчётности в ФНС

Машиночитаемые доверенности на отчётность формируются через карточку организации.

1. Перейдите Главное → Организации, откройте карточку.
2. Нажмите ЭДО → Машиночитаемые доверенности.
3. Нажмите → Создать, выберите тип: на сдачу отчётности или для контрагентов.
4. Выберите способ полномочий: из классификатора (коды Минцифры, например 2_FNS02 для ФНС) или в ручном режиме (текст до 10 000 символов).
5. Заполните Организация, Представитель (не подотчётное лицо), Срок действия.
6. Выберите статус «Без права передоверия», либо «С правом последующего передоверия».
7. Убедитесь, что у представителя оформлен сертификат электронной подписи физлица.
8. Передайте подпись в ЦПРР ФНС: зарегистрируйте сертификат представителя в Центральном публичном распределённом реестре ФНС для проверки полномочий.
9. Зарегистрируйте представителя: после регистрации загрузите сертификат в 1С.
10. Обмен с ЗУП (при необходимости): если используете 1С: Зарплата и управление персоналом, настройте обмен МЧД — вкладка «Уведомления» → «Загрузить» → выберите формат.
11. Нажмите → Подписать — документ подпишется электронной подписью руководителя.
12. Отправьте через оператора ЭДО или реестр ФНС.
13. В журнале проверьте статус регистрации.

Регистрация сертификата электронной подписи физлица — краткая инструкция

Физлицо, получившее КЭП для работы с МЧД и документооборотом с государством, должно зарегистрировать сертификат в ЦПРР ФНС (Центральный публичный распределённый реестр). Вот как это происходит:

Этап 1: Выбор удостоверяющего центра и получение КЭП

Где получить КЭП физлицу:

Обратитесь в аккредитованный удостоверяющий центр (УЦ). Вариантов несколько:

• Специализированные УЦ: Контур, Тензор, Астрал, 1С, Крипто-Про и другие (полный список на сайте Минцифры).
• Доверенные партнёры УЦ ФНС: Сбербанк, ВТБ, ТБанк, Банк ПСБ, АО «Аналитический центр».
• УЦ ФНС: только если вы руководитель ЮЛ или ИП.

Какие документы потребуются для оформления:

• Паспорт (оригинал или заверенная копия).
• СНИЛС.
• ИНН (по СНИЛС часто подтягивается автоматически).
• Защищённый USB-носитель (токен), в который запишутся ключи подписи (можно купить у УЦ или принести свой, если он соответствует требованиям).

Этап 2: Оформление заявки и прохождение идентификации

Процесс оформления:

• Заполните онлайн-заявку на сайте выбранного УЦ.
• Оплатите счёт (стоимость КЭП варьируется от 500 до 2000 рублей в год, в зависимости от УЦ и срока действия; токен — отдельно, от 500 рублей).
• Пройдите личную идентификацию. Специалист УЦ проверит документ, удостоверит вашу личность и запишет ключи на токен. Процедура занимает 15–30 минут.
• Альтернатива дистанционно: если у вас уже есть действующий сертификат КЭП, некоторые УЦ позволяют получить новый дистанционно (через мобильное приложение Госключ или другие каналы), без личного присутствия.

Этап 3: Установка криптопровайдера

Для работы с КЭП нужно установить на компьютер криптографический провайдер (программное обеспечение криптозащиты):

• КриптоПро CSP — самый распространённый вариант.
• Лицензия КриптоПро приобретается дополнительно (примерно 1500–2000 рублей за компьютер на срок действия сертификата).
• УЦ обычно помогает установить и настроить провайдер бесплатно.

Этап 4: Регистрация в ЦПРР ФНС

После получения КЭП, если сертификат выдан аккредитованным удостоверяющим центром, регистрация в ЦПРР ФНС происходит автоматически через технологический канал между УЦ и ФНС.

• Если сертификат выдан УЦ ФНС или её доверенными лицами: Регистрация происходит мгновенно.
• Если сертификат выдан другим аккредитованным УЦ: Может потребоваться до 2–3 рабочих дней на регистрацию в реестре.

Проверить статус регистрации можно на сайте ЦПРР ФНС (https://service.nalog.ru/dovel/) или в личном кабинете на сайте УЦ.

Этап 5: Получение параметра «Согласование ключей» (актуально до 2026 года)

Важно: С 28 августа 2025 года сертификаты УЦ ФНС содержат специальный параметр «Согласование ключей», который требуется для подачи отчётности в Социальный фонд России (СФР).

• Если вы планируете сдавать отчётность в СФР, получите новый сертификат с этим параметром до 1 сентября 2026 года.
• Старые сертификаты будут работать, но с ограничениями в СФР-системах.

Этап 6: Использование КЭП с МЧД

После регистрации сертификат готов к использованию:

• Подпишите МЧД (машиночитаемую доверенность) своей КЭП.
• Отправьте МЧД в ЦПРР ФНС для регистрации.
• Используйте пару (КЭП + МЧД) для подписания налоговых отчётов, счётов-фактур, УПД и других электронных документов.

Итог: Квалифицированная электронная подпись физлица — это не услуга ФНС, а результат обращения в аккредитованный удостоверяющий центр. НЭП от ФНС предназначена только для работы в личном кабинете налогоплательщика. Для полноценной работы с МЧД, контрагентами и обменом документами нужна именно КЭП, и процесс её регистрации в реестре ФНС автоматизирован.

Настройка учётной записи в 1С-ЭДО

После оформления МЧД добавьте сертификат и доверенность в учётную запись:

1. Перейдите Администрирование → Обмен электронными документами → Обмен с контрагентами → Учётные записи ЭДО.
2. Откройте карточку организации.
3. На вкладке Сертификаты нажмите → Добавить, выберите сертификат представителя.
4. Укажите оформленную МЧД.
5. Сохраните изменения.

Представитель может отправлять документы с электронной подписью физлица и МЧД.

FAQ: 7 частых вопросов о доверенностях в 1С

На ваши вопросы ответят сертифицированные эксперты с большим опытом внедрения и обслуживания 1С:Бухгалтерия и работы с машиночитаемыми доверенностями. Некоторые сертификаты наших сотрудников размещены ниже.