Заявка принята
Кейс доработки 1С:Управление автотранспортом ПРОФ показывает, как через обмен с 1С:ЗУП можно распределять расходы на зарплату сотрудников по транспортным средствам и получать отчетность по автопарку без применения путевых листов.
Для ООО «Ф.А. ЛОГИСТИК» команда «Бизнес Навигатора» доработала 1С:Управление автотранспортом ПРОФ и настроила обмен с 1С:Зарплата и управление персоналом 8. Задача проекта — передавать кадровые данные и начисления из ЗУП в УАТ, а затем распределять расходы на заработную плату сотрудников транспортного отдела по собственным транспортным средствам заказчика.
Особенность проекта — распределение расходов без применения путевых листов. Заказчику нужно было видеть расходы на зарплату по каждому транспортному средству и по организации, но не через документ «Путевой лист», а по отдельным правилам управленческого распределения.
Результат: расходы на заработную плату более 300 сотрудников распределяются по всем транспортным средствам с одного рабочего места. После окончательного расчета заработной платы пользователь выполняет выгрузку начислений и запускает распределение по ТС. В исходном процессе это сводится к 2 действиям/кнопкам 1 раз в месяц, а руководство получает отчет по расходам на содержание автомобилей из актуальных данных.
Хотите видеть расходы автопарка по каждому ТС в 1С? Оставьте заявку — разберем вашу схему учета и предложим вариант доработки 1С.
Задача клиента: видеть расходы на зарплату по каждому транспортному средству и по организации
ООО «Ф.А. ЛОГИСТИК» работает в сфере транспорта и логистики. Компания является официальным дистрибьютором европейских, японских и корейских производителей автокомпонентов для автомобилей отечественного и импортного производства.
До старта проекта в 1С:УАТ уже была занесена справочная информация по сотрудникам и транспортным средствам. Эту информацию нужно было регулярно актуализировать: в компании появлялись новые сотрудники, часть сотрудников увольнялась, а отчет по расходам должен был строиться на корректных данных.
Заказчику требовался отчет в 1С:УАТ, где отражены все расходы на заработную плату транспортного отдела с распределением по транспортным средствам без использования документа «Путевой лист». Также нужно было видеть расходы по организации.
Проект должен был решить три задачи:
- актуализировать кадровые движения сотрудников между 1С:ЗУП и 1С:УАТ;
- загружать начисления после окончательного расчета заработной платы;
- распределять расходы на заработную плату по собственным транспортным средствам заказчика.
Почему потребовалась доработка 1С:УАТ
В этом проекте задача отличалась от стандартной методологии работы в 1С:УАТ. Заказчику нужно было не просто вести транспортный учет, а распределять расходы на заработную плату транспортного отдела по ТС без применения путевых листов.
Поэтому решение нельзя описывать как типовую настройку. Была разработана синхронизация ЗУП-УАТ для актуализации кадровых движений сотрудников и выполнена доработка типового функционала 1С:УАТ для распределения расходов на заработную плату по собственным транспортным средствам.
Сначала нужно было определить, какие сотрудники должны участвовать в обмене, какие документы начислений передавать из ЗУП, как создавать документ «Начисление зарплаты» в УАТ и по каким правилам формировать документы «Прочие доходы и расходы».
Что сделали: синхронизация 1С:ЗУП и 1С:УАТ
Первым этапом настроили актуализацию информации по кадровым движениям сотрудников.
Для загрузки данных о сотрудниках в 1С:ЗУП создается дополнительный реквизит для справочника «Сотрудники». Реквизит имеет значение Истина для сотрудников, данные по которым должны быть переданы в 1С:УАТ. В пользовательской логике это признак «Сотрудник УАТ».
По заданному расписанию выполняется подключение к 1С:УАТ. В справочниках «Сотрудники» и «Физические лица» создаются элементы для новых сотрудников, у которых установлен признак «Сотрудник УАТ». Для уволенных сотрудников в справочнике «Сотрудники» в 1С:УАТ устанавливается дата увольнения.
При проведении документа «Прием на работу» по сотруднику с признаком «Сотрудник УАТ» в 1С:УАТ создаются новые элементы справочников «Сотрудники» и «Физические лица». При проведении документа «Увольнение» в 1С:УАТ по этому сотруднику устанавливается дата увольнения.
Так справочники 1С:УАТ по сотрудникам и физическим лицам поддерживаются в актуальном состоянии на основании кадровых движений из 1С:ЗУП.
Загрузка начислений из 1С:ЗУП в 1С:УАТ
Второй этап — передача начислений. В обмен включили данные по документам 1С:ЗУП:
- «Начисление зарплаты и взносов»;
- «Премия»;
- «Отпуск»;
- «Больничный лист»;
- «Командировка».
При проведении этих документов по сотрудникам данные о начислениях отражаются в регистре накопления «Начисления удержания по сотрудникам».
После окончательного расчета заработной платы за месяц ответственный сотрудник заказчика выгружает данные по начислениям с помощью созданной обработки выгрузки.
После выгрузки данных в 1С:УАТ создается документ «Начисление зарплаты». В нем указываются вид начисления и сумма по каждому сотруднику.
Если документ в 1С:ЗУП пересчитывается, документы нужно повторно выгрузить в 1С:УАТ. Это необходимо, чтобы в УАТ были актуальные суммы после изменения зарплатного расчета.
Загрузку данных из 1С:ЗУП можно реализовать двумя способами:
- с помощью регламентного задания;
- вручную, через кнопки в кадровых и зарплатных документах 1С:ЗУП.
Как работает распределение зарплаты по транспортным средствам
В созданном документе «Начисление зарплаты» в 1С:УАТ добавлена кнопка «Распределить по ТС».
После нажатия на кнопку автоматически создается несколько документов «Прочие доходы и расходы».
Алгоритм соответствует исходной логике проекта:
- создается по одному документу «Прочие доходы и расходы» на каждую колонну;
- отдельно создается документ «Прочие доходы и расходы» на руководителей;
- начисленные суммы заработной платы распределяются по ТС пропорционально количеству транспортных средств в колонне;
- заработная плата сотрудников, являющихся руководителями, распределяется по всем ТС.
При таком способе распределения возникает техническая погрешность округления итоговой суммы расходов на несколько рублей. Это связано с пропорциональным распределением сумм по транспортным средствам и должно учитываться при проверке результата.
Дополнительные реквизиты сотрудников в 1С:УАТ
Для корректного распределения сумм по сотрудникам в справочник «Сотрудники» в 1С:УАТ добавлены два дополнительных реквизита.
Первый реквизит — «Колонна ТС». В нем указывается колонна транспортного средства, к которой относится сотрудник. Этот реквизит определяет, по какой группе транспортных средств должна распределяться заработная плата сотрудника.
Второй реквизит — «Сотрудник является руководителем». Он имеет значение Истина для сотрудников с должностью руководителя. У таких сотрудников заработная плата распределяется по всем ТС.
Эти реквизиты нужны, чтобы система различала сотрудников, относящихся к конкретным колоннам, и руководителей, расходы по которым нужно распределять на весь автопарк.
Как заказчик контролирует результат в 1С:УАТ
После загрузки данных о заработной плате в 1С:УАТ создается и заполняется документ «Начисление зарплаты».
Ответственный сотрудник заказчика:
- проверяет заполненность колонок;
- обрабатывает ошибки, если они возникли при загрузке;
- проводит документ;
- нажимает кнопку для создания документов «Прочие доходы и расходы».
После этого пользователь переходит в базе 1С:УАТ в подсистему «Доходы и расходы», открывает раздел «Отчеты — Отчеты по доходам и расходам» и формирует отчет «Расходы на ТС».
Отчет формируется по организации и позволяет анализировать:
- общие расходы на заработную плату за период;
- расходы отдельно по каждому транспортному средству;
- расходы по одной статье или по всем статьям;
- расходы по одному транспортному средству или по всем ТС.
Так заказчик получает отчет о расходах в 1С:УАТ, где расходы на заработную плату транспортного отдела распределены по транспортным средствам без использования путевых листов.
Результат проекта
Разработанный функционал работает с одного рабочего места. После окончательного расчета заработной платы пользователь выполняет выгрузку начислений и запускает распределение по ТС. В исходном процессе это сводится к 2 действиям/кнопкам 1 раз в месяц.
С помощью разработанного функционала расходы на заработную плату более 300 сотрудников распределяются по всем транспортным средствам. Решение избавило расчетчиков и руководителя отдела логистики от ручного подсчета затрат на заработную плату и распределения сумм по автопарку.
Руководство получает наглядный отчет по расходам на содержание автомобилей. Отчет формируется из актуальных данных после загрузки начислений и распределения расходов в 1С:УАТ.
Что вошло в результат проекта:
- синхронизация 1С:ЗУП и 1С:УАТ для актуализации кадровых движений;
- дополнительный реквизит в справочнике «Сотрудники» в 1С:ЗУП;
- создание и обновление данных в справочниках «Сотрудники» и «Физические лица» в 1С:УАТ;
- установка даты увольнения в 1С:УАТ по уволенным сотрудникам;
- загрузка начислений из документов 1С:ЗУП;
- создание документа «Начисление зарплаты» в 1С:УАТ;
- кнопка «Распределить по ТС»;
- автоматическое создание документов «Прочие доходы и расходы» по колоннам и руководителям;
- дополнительные реквизиты «Колонна ТС» и «Сотрудник является руководителем»;
- отчет «Расходы на ТС» с анализом расходов по периоду, статьям расходов, транспортным средствам и организации.
Когда бизнесу нужна похожая доработка 1С:УАТ
Похожая доработка актуальна для компаний, у которых есть собственный автопарк и требуется управленческий учет расходов по автомобилям.
Такая задача может возникнуть, если:
- зарплата и кадровый учет ведутся в 1С:ЗУП;
- транспортный учет ведется в 1С:УАТ;
- справочники сотрудников и транспортных средств уже есть в УАТ, но требуют регулярной актуализации;
- расходы на заработную плату нужно распределять по ТС;
- требуется отчет по расходам на транспортные средства и по организации;
- путевые листы не используются для конкретного сценария распределения расходов;
- правила распределения зависят от колонн и признака руководителя.
В таких случаях проект начинается с описания бизнес-процесса заказчика и правил распределения. После этого можно определить, что нужно настроить, что доработать и как организовать обмен между 1С:ЗУП и 1С:УАТ.
Какие данные нужны для старта похожего проекта
Для оценки похожей доработки нужно подготовить данные, которые влияют на обмен и распределение:
- конфигурации и релизы 1С;
- список начислений, которые нужно передавать в УАТ;
- справочник сотрудников;
- справочник физических лиц;
- справочник транспортных средств;
- перечень колонн ТС;
- правила отнесения сотрудников к колоннам;
- признак для сотрудников-руководителей;
- правила распределения заработной платы руководителей;
- правила распределения заработной платы сотрудников;
- требования к отчету «Расходы на ТС»;
- способ запуска загрузки: регламентное задание или ручные кнопки в документах 1С:ЗУП.
Этот список помогает заранее определить состав доработки и не потерять важные контрольные точки: прием, увольнение, пересчет зарплаты, повторную выгрузку, проверку колонок и создание документов «Прочие доходы и расходы».
Почему это проект для 1С-аналитика и архитектора
Задача выглядит простой только на уровне общей идеи: передать начисления из ЗУП в УАТ и распределить их по транспортным средствам.
На практике нужно описать правила обмена и распределения:
- какие сотрудники передаются в 1С:УАТ;
- как обрабатываются приемы на работу;
- как обрабатываются увольнения;
- какие документы начислений участвуют в выгрузке;
- из какого регистра берутся данные начислений;
- что делать при пересчете документов в 1С:ЗУП;
- как формируется документ «Начисление зарплаты» в 1С:УАТ;
- как создаются документы «Прочие доходы и расходы»;
- как распределяются суммы по колоннам;
- как распределяется заработная плата руководителей;
- как пользователь проверяет результат перед формированием отчета.
В этом кейсе расчет заработной платы остался в 1С:ЗУП. 1С:УАТ используется для дальнейшего анализа расходов в разрезе транспортных средств и организации.
FAQ
Можно ли распределять расходы на зарплату в 1С:УАТ без путевых листов?
Да, если это предусмотрено проектной логикой управленческого учета. В этом кейсе была выполнена доработка 1С:УАТ: начисления загружались из 1С:ЗУП, а затем распределялись по транспортным средствам без использования документа «Путевой лист».
Можно ли связать 1С:ЗУП и 1С:УАТ?
Да, можно реализовать обмен кадровыми данными и начислениями между 1С:ЗУП и 1С:УАТ. В проекте обмен использовался для актуализации кадровой информации по сотрудникам и загрузки начислений.
Какие документы 1С:ЗУП участвовали в загрузке начислений?
В проекте использовались данные документов «Начисление зарплаты и взносов», «Премия», «Отпуск», «Больничный лист» и «Командировка». После проведения этих документов данные отражались в регистре накопления «Начисления удержания по сотрудникам» и затем выгружались в 1С:УАТ.
Что происходит, если документ в 1С:ЗУП пересчитан?
Если документ в 1С:ЗУП пересчитывается, документы нужно повторно выгрузить в 1С:УАТ. Это нужно, чтобы в УАТ попали актуальные данные по начислениям.
Как создаются документы «Прочие доходы и расходы»?
После нажатия кнопки «Распределить по ТС» в документе «Начисление зарплаты» система создает несколько документов «Прочие доходы и расходы»: по одному документу на каждую колонну и отдельный документ на руководителей. Начисленные суммы распределяются по ТС пропорционально количеству ТС в колонне, а зарплата руководителей — по всем ТС.
Зачем нужны реквизиты «Колонна ТС» и «Сотрудник является руководителем»?
Реквизит «Колонна ТС» показывает, к какой колонне транспортного средства относится сотрудник. Реквизит «Сотрудник является руководителем» со значением Истина используется для сотрудников с должностью руководителя. Зарплата таких сотрудников распределяется по всем ТС.
Какой отчет получил заказчик?
Заказчик получил отчет «Расходы на ТС» в 1С:УАТ. Его можно сформировать из подсистемы «Доходы и расходы» через раздел «Отчеты — Отчеты по доходам и расходам». Отчет формируется по организации и позволяет анализировать общие расходы на зарплату за период, расходы отдельно по каждому транспортному средству, по одной или всем статьям расходов, по одному ТС или по всему автопарку.
Сколько действий выполняет пользователь каждый месяц?
Функционал работает с одного рабочего места. После окончательного расчета заработной платы пользователь выполняет выгрузку начислений и запускает распределение по ТС. В исходном процессе это сводится к 2 действиям/кнопкам 1 раз в месяц.
Хотите видеть расходы автопарка по каждому ТС?
«Бизнес Навигатор» помогает компаниям дорабатывать 1С:УАТ, настраивать обмены с 1С:ЗУП и другими системами, а также строить отчеты для управленческого учета транспорта.
Оставьте заявку — проверим текущую базу, разберем правила распределения расходов и предложим вариант решения под ваш бизнес-процесс.
Хотите получить консультацию или коммерческое предложение? Отправьте заявку, мы свяжемся с вами в ближайшее время и ответим на все интересующие вопросы.
Отправить заявку
С 2026 года система переведена в рабочую эксплуатацию
Клиент готов рекомендовать нас коллегам из других компаний